Musisz mieć teczkę dla każdego pracownika…

Rzeczpospolita , autor: Marta Gadomska , oprac.: GR

wrz. 5, 2007

Zatrudniając pracowników, musisz prowadzić ich akta osobowe. Należy je przechowywać przez 50 lat. Ten obowiązek dotyczy również dokumentów płacowych, które służą ustalaniu uprawnień emerytalno-rentowych.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 99 pkt 9a k.p. Szczegółowo reguluje to rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm., dalej rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej).

Dokumentację pracowniczą prowadzi się oddzielnie dla każdego zatrudnionego na umowę o pracę.

Kopie zamiast oryginałów

Dokumentacja składa się z kopii lub odpisów, które pracodawca sporządza na postawie oryginałów. To w zasadzie jedyny powód, kiedy szef może żądać ich przedstawienia.

Uwaga! Jeżeli zatrzyma oryginały dokumentów pracowniczych, a na skutek tego zatrudniony poniesie szkodę, to niewykluczone, że szef będzie musiał wypłacić mu odszkodowanie. Sąd może je przyznać w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni (wyrok
Sądu Najwyższego z 22 listopada 1990 r., I PR 362/90). Akta osobowe pracownika obejmują trzy części : A – związane z ubieganiem się o zatrudnienie,  B – dotyczące nawiązania stosunku pracy,  C – obejmujące ustanie zatrudnienia.

Pracodawca musi ponumerować te części i akta ułożyć w porządku chronologicznym. Ponadto dokumenty trzeba zebrać w spis treści Ale uwaga, nie może to być jeden spis treści dla wszystkich części akt osobowych. Każda z nich powinna mieć bowiem odrębny wykaz dokumentów. Tak wynika z § 6 ust. 3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej.

Wykaz dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części akt przedstawiamy w tabeli. Co do zasady pracodawca nie może wymagać złożenia innych dokumentów, niż są w niej wymienione. Jednak w wyjątkowych sytuacjach pracownik będzie musiał przedstawić dodatkowe. Przykładowo pracodawca ze służby cywilnej może zażądać od kandydata do pracy potwierdzenia, że nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie. Obowiązek ten wynika z ustawy z 18 grudnia 1998 r. o służbie cywilnej (DzU nr 49, poz. 483). W tym celu kandydat musi uzyskać z Kraj owego Rejestru Karnego zaświadczenie o niekaralności. Inny wyjątek wynika z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (DzU nr 99, poz. 1001 ze zm.). W aktach osobowych cudzoziemca musi znaleźć się bowiem zezwolenie na jego pracę w Polsce.

Więcej Rzeczpospolita.