Pracodawca, który kogoś zatrudnia, pełni obowiązki płatnika składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne. Musi też go zgłosić do ZUS
Pracodawca jest zobowiązany zgłosić zatrudnianego pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Należy zaznaczyć, że osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym zarówno, gdy jest to jej jedyny tytuł do ubezpieczeń, a więc umowa o pracę jest jej jedynym zatrudnieniem, jak i wówczas, gdy równocześnie ma inne tytuły do ubezpieczeń, np. w innym zakładzie pracy wykonuje umowę-zlecenie.
Zgłoszenie do ubezpieczeń odbywa się przez złożenie w ZUS formularza ZUS ZUA – zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Druk ten składa się w ciągu siedmiu dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, czyli od dnia nawiązania stosunku pracy. Jeżeli pracodawca zawiera z zatrudnionym drugą umowę o pracę, powinien zgłosić go ponownie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na druku ZUS ZUA. W razie zakończenia jednej umowy i kontynuacji drugiej, nie trzeba składać formularza ZUS ZWUA. Trzeba go przekazać dopiero po zakończeniu drugiej umowy. W okresie równoczesnego wykonywania dwóch umów o pracę pracodawca składa za zatrudnionego jeden imienny raport miesięczny ZUS RCA, gdzie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nalicza łącznie od obydwu umów.
Przykład 1
Pan Jan zatrudnia od 5 września br. na podstawie umowy o pracę Tomasza Nowaka. Formularz zgłoszeniowy powinien za niego przekazać do ZUS nie później niż 12 września.
Na formularzu ZUS ZUA firma podaje kod tytułu ubezpieczenia (0110 00 – jeżeli pracownik nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty oraz stopnia niepełnosprawności) oraz dane zgłaszanej osoby: imię i nazwisko, NIP, PESEL oraz ewentualnie numer paszportu lub dowodu jeżeli osoba ta nie ma jednego z wymienionych identyfikatorów, oraz pozostałe dane, m.in. datę urodzenia, adres zamieszkania, zameldowania. Na formularzu tym pracodawca zaznacza, oczywiście, że pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.
Po dokonaniu zgłoszenia pracodawca za każdy miesiąc trwania umowy o pracę jest zobowiązany do składania dokumentów rozliczeniowych za zatrudnionego. Należne za niego składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne wykazuje w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA opatrzonym tym samym kodem tytułu do ubezpieczeń, jaki widnieje na dokumencie zgłoszeniowym ZUS ZUA. W raporcie ZUS RCA w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnia wszystkie wypłacone lub postawione do dyspozycji ubezpieczonego (od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, za który jest składany raport) przychody stanowiące podstawę wymiaru składek. Jeżeli zatrudnia pracownika w pełnym wymiarze czasu pracy i wypłaca mu na koniec każdego miesiąca minimalne wynagrodzenie – czyli 936 zł (brutto), to kwota ta stanowi podstawę naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne za ten miesiąc stanowi 936 zł pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego, czyli 758,95 zl (936 zł -15,71 proc).
Za miesiąc, kiedy pracownik nie otrzymał żadnego przychodu, składamy raport ZUS RCA. W polu podstawa wymiaru i kwoty składek wpisujemy zero. Pracodawca musi również przekazywać do ZUS na druku ZUS RSA informację o wypłaconych świadczeniach i przerwach w podleganiu ubezpieczeniom 1.
Zanim osoba prowadząca pozarolniczą działalność zatrudni pierwszego pracownika, nie musi za siebie składać co miesiąc deklaracji rozliczeniowej. Jeżeli w stosunku do miesiąca poprzedniego nic się nie zmieniło, wpłaca wyłącznie należne składki do 10 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Więcej Rzeczpospolita.