Ewidencja pozabilansowa – do czego służy i jak ją zaprowadzić…

Rzeczpospolita , autor: Piotr Przemysław Żak , oprac.: GR

wrz 17, 2007


Nie wszystkie zdarzenia gospodarcze ewidencjonujemy na kontach bilansowych. Te, które nie mają wpływu na stan aktywów i pasywów firmy, ale z jakichś względów wymagają odnotowania – ujmujemy w ewidencji pozabilansowej.

Dla każdego księgowego jest oczywiste, że na kontach bilansowych księgi głównej ewidencjonujemy zdarzenia i operacje gospodarcze powodujące zmiany stanu naszych aktywów (tj.majątku) bądź pasywów (tj. zobowiązań, w tym rezerw, i kapitałów). Rejestrujemy na nich także przychody i koszty, będące efektem zmian stanu aktywów bądź zobowiązań w przypadkach, gdy zmian tych stosowne przepisy prawa bilansowego lub innych aktów normatywnych nie nakazują rozliczać bezpośrednio z kapitałami własnymi. Oczywiście na bilansowych kontach księgi głównej obowiązuje zasada podwójnego zapisu (patrz art. 15 ust. 1 ustawy rachunkowości). Konsekwencją tego jest m.in. zgodność sumy obrotów winien” z zestawienia obrotowi sald z sumą obrotów ma”.

Niezależnie od tego w praktyce gospodarczej występuje również wiele zdarzeń i stanów, które z chwilą zaistnienia nie powodują zmian naszych aktywów bądź pasywów, lecz z uwagi na określone skutki bądź potrzeby (np. sprawozdawcze, kontrolne czy rozliczeniowe) wymagają odnotowania. Dzisiejszy
artykuł poświęcimy właśnie takim zdarzeniom, które nie są odnotowywane na kontach bilansowych, lecz są ujmowane w szeroko rozumianej ewidencji pozabilansowej firmy. Pokażemy też, w jaki sposób zaprowadzić i stosować ewidencję pozabilansową na potrzeby ustalania podstawy opodatkowania, która przecież zwykle odbiega od wyniku brutto firmy.

Co ewidencjonujemy poza systemem kont bilansowych.

Najpierw jednak kilka uwag natury ogólnej – co i w jakiej formie odnotowywać , jak mawiają księgowi, pozabilansie”.

Jednym z najczęstszych zdarzeń odnotowywanych w ewidencji pozabilansowej jest posiadanie obcych składników majątku. Mogą to być np. materiały czy surowce przyjęte w celu usługowego ich przetworzenia, urządzenia techniczne dostarczone do naprawy, zapasy przyjęte na przechowanie, towary przyjęte w komis itd. Ponieważ są to obce składniki majątku, nie ujmujemy ich na kontach bilansowych, bo z naszego punktu widzenia nie są aktywami (nie mamy nad nimi ekonomicznej kontroli). Pomimo to zasadne jest objęcie ich przynajmniej ilościową ewidencją pozabilansową w celu zachowania nad nimi fizycznej kontroli, a także z uwagi na obowiązek inwentaryzacji takich obcych zapasów (nie dotyczy on jedynie firm świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania).

Więcej Rzeczpospolita.