Nawet 50 lat należy przechowywać papiery ubezpieczeniowe…

Rzeczpospolita , autor: Agnieszka Rosa , oprac.: GR

lt. 28, 2007

Nawet 50 lat trzeba przechowywać papiery ubezpieczeniowe. Jeśli pracodawca rozlicza się z ZUS za pomocą programu Płatnik, to powinien przechowywać papierowe kopie elektronicznych dokumentów ubezpieczeniowych, i to nawet kilka lat. Czas ich gromadzenia wynosi 5 lub 10 lat i zależy od rodzaju dokumentu. Z przepisów ubezpieczeniowych wynika jednak, że ZUS może żądać przedstawienia dowodów opłacania składek nawet po wymaganym terrninie ich gromadzenia. Dlatego namawia płatników, aby trzymali je jak najdłużej.5 lat dla dokumentów zgłoszeniowych.

Zasadniczo płatnik, który zgłasza osobę do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych na druku ZUS ZUA albo tylko do zdrowotnego (na formularzu ZUS ZZA), musi przechowywać dokumenty zgłoszeniowe przez 5 lat. Płatnicy rozliczający składki za co najmniej 5 osób, którzy muszą elektronicznie zgłaszać osoby do ubezpieczeń, mają dodatkową fatygę. Nie wystarczy bowiem, że zgłoszenia przechowają na nośnikach elektronicznych. Powinni też sporządzić formularze w formie pisemnej. Dokumenty opatrzone własnoręcznymi podpisami osób zgłoszonych do ubezpieczeń także przechowują 5 lat. Wynika to z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.10 lat dla dokumentów rozliczeniowych. Przedsiębiorca rozliczający co miesiąc składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za zatrudnione osoby ma przechowywać przez 10 lat kopie przekazywanych do ZUS deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących.

Termin ten liczy się od dnia przekaz anią tych papierów do właściwej dla płatnika jednostki ZUS. 10-letni okres przechowywania rozliczeń dotyczy zarówno dokumentów wysyłanych elektronicznie jak i papierowo.5, a nawet 10 lat gromadź przelewy. Płatnik składek powinien gromadzić też przelewy, za pomocą których opłaca składki na ubezpieczenia społeczne.Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie określa jednak, jak długo maje przechowywać. Można uznać, że nie powinien ich niszczyć przed upływem 5 lat, bo taki termin wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości dla dowodów księgowych i innych dokumentów. Liczy się go od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy wpłata. Banki również przechowują dokumenty płatnicze 5 lat.

Więcej Rzeczpospolita.