Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie…

IPO , autor: Ipo.pl , oprac.: GR

lis 23, 2007


Zarządzanie zapasami to nie tylko logistyka. To również aspekt finansowy – przez nadmierne zamrożenie pieniędzy w zapasach powstają koszty utraconych możliwości, które ograniczają rozwój firmy i korzystanie z bieżących okazji.

Celem zarządzania zapasami zatem jest zapewnienie ich posiadania w wielkości niezbędnej do prowadzenia działalności, ponosząc przy tym możliwie najmniejsze koszty finansowe.


Rozwiązywanie problemów decyzyjnych w sferze zarządzania zapasami wymaga znajomości kosztów w podziale na koszty związane z utrzymaniem zapasów oraz koszty ich zamawiania. Taki układ kosztów, który obejmuje zarówno koszty ujęte w rachunku bieżącym, jak i koszty hipotetyczne pozwala rozstrzygnąć podstawowe kwestie związane z kształtowaniem poziomu zapasów w firmie.



Zapasy w firmie występują w formie:
surowców i materiałów,
półproduktów,
produkcji w toku,
wyrobów gotowych.



Z racji korzystania z zapasów w różnych etapach procesu produkcji, powody ich utrzymywania są różne. Przede wszystkim, zapasy pozwalają zapewnić rytmiczność produkcji. Nie pojawiają się opóźnienia związane z brakiem surowców. Kupowanie w większych ilościach pozwala realizować opusty za ilość lub sezonowe, dzięki czemu koszty zakupu, transportu do zakładu produkcyjnego (a więc w ostateczności również całkowite koszty produkcji) są mniejsze, a oszczędności i zyski firmy – większe.


Kupowanie na zapas minimalizuje także ryzyko przerw w dostawach związanych z problemami działania dostawców oraz ryzyko opóźnień transportowych, które mogłyby niekorzystnie wpłynąć na ciągłość produkcji lub wywiązanie się z umówionych terminów wyprodukowanych towarów.

Posiadanie zapasów w firmie pozwala również bez problemu poradzić sobie z kryzysem w postaci zepsucia surowców, niskiej jakości części z nich. Inną kwestią jest sezonowość dostaw surowców. Jeśli dostawy są realizowane tylko wiosną, natomiast produkcja trwa przez cały rok, to posiadanie zapasów jest rzeczą oczywistą.


W analizie kosztów zapasów tradycyjnie przyjmuje się trzy grupy kosztów: utrzymania zapasów, dostaw oraz wyczerpania zapasów (związane z pojawieniem się niedoborów zapasów).



Do kosztów utrzymania zapasów zalicza się:
koszty kapitałowe – można je nazwać kosztami utraconych możliwości. Gdyby kapitał nie był zamrożony w zapasach, mógłby posłużyć do finansowania szeregu opłacalnych inwestycji. Koszty kapitału wyraża się zwykle w procentach ogólnej wartości zapasów, jakie utrzymuje firma. Jaką wartość procent przyjąć? Górną graniczną wartością mogą być stopy procentowe stosowane przez banki dla swoich najlepszych klientów lub stopy zwrotu z najbardziej zyskownych inwestycji firmy. Decyzja o przyjęciu wartości procentu jest subiektywna. Jej ważność wymaga jednak poparcia logicznymi argumentami.

koszty magazynowania zapasów – na te koszty składają się płace personelu ma-gazynowego wraz z narzutami, amortyzacja budynków magazynu i urządzeń transportowych (jeśli magazyny są własnością firmy) lub koszty wynajęcia odpowiedniego magazynu, koszty zużycia materiałów pomocniczych podczas transportu i przechowywania, koszty paliwa i energii elektrycznej, koszty konserwacji i remontów, koszty usług innych komórek firmy lub podmiotów zewnętrznych na rzecz magazynów.

koszty przemieszczania zapasów – powstają w związku z dostarczaniem zapasów z magazynu do działów produkcyjnych. Obejmują one koszty siły roboczej oraz urządzeń mechanicznych takich jak wózki widłowe, taśmociągi, platformy.
koszty ubezpieczenia – obejmują wydatki związane z ubezpieczeniem zapasów od ognia, powodzi, kradzieży i innych zdarzeń losowych.

koszty zużycia i starzenia się zapasów – w skład tego typu kosztów wchodzą koszty związane z utratą wartości użytkowych zapasów i z naturalnymi ubytkami powstającymi w procesie składowania oraz koszty ekonomiczne związane z postępem technicznym w branży.



Do kosztów zamawiania zalicza się:

koszty realizacji zamówienia – dotyczą złożenia i odbioru zamówienia, korespondencji wewnątrz firmy nt. zamówienia, rozmów telefonicznych z dostawcą lub magazynem, odbioru przesyłek, przygotowaniem dokumentacji potrzebnej do zamówienia, wyborem dostawcy (np. w formie przetargu), przyjmowaniem i przetwarzaniem dokumentacji zamówienia, przygotowaniem i realizacją zapłaty.

koszty utraty rabatu – powstają w sytuacji obniżenia poziomu zapasów, a równocześnie zmniejszenia wielkości zamówienia.
Jeśli przy dużych partiach firma uzyskiwała rabaty za ilość w stosunku do pojedynczej transakcji, to utraci je w przypadku realizacji mniejszych zamówień.

koszty wyczerpania zapasów – są generowane przez braki zapasów odpowiednich produktów w ilości jaka jest w danej chwili potrzebna. Mogą to być koszty materiałów i robocizny powstałe na skutek zastosowania materiałów zamiennych, koszty interwencyjnych dostaw materiałów, koszty przestojów produkcyjnych wynikających z wyczerpania zapasów (linia produkcyjna tworzy w danym okresie koszty stałe, nawet jeśli nie tworzy w nim kosztów zmiennych), koszty likwidacji zakłóceń w produkcji (np. jeśli uruchomienie produkcji wymaga czasu na ponowne ustawienie maszyn), koszty związane z pogorszeniem jakości produkcji (np. jeśli linia produkcyjna potrzebuje się wdrożyć na wymagany poziom jakości produktu, to pierwsze sztuki mogą nie spełniać założeń jakościowych i nie nadawać się ani do sprzedaży normalnej, co najwyżej do sprzedaży ze zniżką lub wręcz do wyrzucenia lub złomowania).

koszty opóźnień związane z przychodami – wynikające zarówno w stosunku do terminów zawartych w umowach z klientami (np. jeśli umowa przewiduje kary finansowe za przekro-czenie terminu dostarczenia wyprodukowanego produktu), jak i w stosunku do planowanego poziomu sprzedaży (dłuższe lub częste postoje produkcyjne powodują niewykonanie założonego planu produkcji, co pociąga niewykonanie planu sprzedaży, co w efekcie powoduje zmniejszenie przychodów finansowych).

Więcej IPO.PL