Przedsiębiorca wykonujący działalność gospodarczą w kilku lokalach może przerzucać między nimi towary, nawet bez prowadzenia dla każdego odrębnej księgi i sporządzania dowodów przesunięć.

Urzędy o zapisach w księdze

– Od kilku lat prowadzę działalność handlową (sklep z odzieżą). Rozliczam się za pomocą księgi przychodów i rozchodów. Zamierzam uruchomić drugi sklep tej samej branży. Chcę przerzucać towary z jednego sklepu do drugiego, aby szybciej znaleźć nabywców. Czy powienienem prowadzić dla każdego sklepu odrębną księgowość Jakich formalności muszę dopełnić w razie przesunięć towarów między tymi dwoma sklepami – pyta czytelnik DF.

Mogą być dwie księgi…

Czytelnik prowadzi firmę będącą przedsiębiorstwem wielozakładowym. Za takie bowiem uważa się działalność gospodarczą opartą na kilku (więcej niż jeden) zespołach składników materialnych i niematerialnych. Są nimi zwłaszcza sklepy, zakłady usługowe, w których czynności składające się na tę działalność są realizowane. W opisanej przez czytelnika sytuacji można zdecydować się na prowadzenie dwóch ksiąg przychodów i rozchodów dla obu sklepów. Oczywiście przychody, dochody i koszty wykazane w obu księgach podatnik będzie dla celów zaliczki na podatek dochodowy sumował i rozliczał łącznie, jako że źródło przychodów jest jedno – działalność gospodarcza.

…może być też jedna

Prowadzenie dwóch ksiąg wiąże się z koniecznością dopełniania wielu formalności, w tym zawiadamiania urzędu skarbowego o zaprowadzeniu każdej z nich z osobna.

Wygodniejsze może okazać się prowadzenie jednej księgi przychodów i rozchodów, w której będą rejestrowane zdarzenia gospodarcze” odnoszące się do obu sklepów. Ograniczy to też formalności związane z przesuwaniem towarów między dwoma sklepami. Jednak przedsiębiorstwo wielozakładowe prowadzące jedną księgę powinno mieć jeszcze inną dokumentację. Jej rodzaj zależy od tego, czy przedsiębiorca jako podatnik VAT rejestruje, stosownie do art. in ustawy o VAT, sprzedaż za pomocą kas fiskalnych, czy też dokumentuje transakcje wyłącznie fakturami

W każdym sklepie ewidencja

Jeśli przedsiębiorca nie ma obowiązku dokumentowania obrotu za pomocą kasy fiskalnej i zdecyduje się na prowadzenie w wielozakładowej firmie jednej księgi, musi założyć dodatkowo ewidencję sprzedaży dla każdego z zakładów. Przyjmuje się, że gdy dla firmy prowadzona jest jedna księga przychodów i rozchodów, odrębną ewidencję sprzedaży musi mieć także zakład (sklep), w którym przechowuje się księgę. Jest to taka sama ewidencja, jaką muszą prowadzić podatnicy, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.

Jeśli podatnik będzie prowadził ewidencję sprzedaży w każ -dym sklepie, może wprowadzać zapisy w księdze tylko jeden raz w miesiącu (za miesiąc poprzedni najpóźniej do 20 dnia miesiąca następnego). Termin ten wiąże się z tym, że 20 dzień następnego miesiąca jest też ostatnim terminem zapłaty zaliczki na podatek dochodowy.

Każdą ewidencję sprzedaży trzeba przechowywać w miejscu wykonywania działalności gospodarczej. Księga przychodów i rozchodów musi natomiast znajdować się stale w jednym ze sklepów (zakładów) wskazanym przez przedsiębiorcę urzędowi skarbowemu albo ewentualnie w innym miejscu podanym urzędowi, bądź w biurze rachunkowym (§ 9 ust 2 rozporządzenia o księdze). W tym ostatnim wypadku posiadanie ewidencji przychodów jest zresztą obowiązkowe i stanowi warunek prowadzenia księgi przez biuro. Nieco inaczej przedstawia się kwestia przechowywania księgi przez prowadzących handel ob-nośny i obwoźny (§ 9 ust. 6 rozporządzenia o księdze).

Wpisy w ewidencji sprzedaży wprowadzamy raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w następnym dniu. Podsumowane dane muszą być wpisane do księgi przychodów i rozchodów w kolumnie 7.

Nie jest potrzebne w ogóle prowadzenie ewidencji sprzedaży, jeśli podatnik dokumentuje sprzedaż wyłącznie fakturami (art. 30 § 3 rozporządzenia o księdze).

Więcej Rzeczpospolita.