Terminy rozliczania i opłacania składek pobieranych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych reguluje art. 47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z powoływanymi przepisami, płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:

1. do 10 dnia następnego miesiąca – dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie,

2. do 5 dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104),

3. do 15 dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników.

Jeżeli ostatni dzień terminu płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy (art. 12 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa /Dz. U. z 2005r., Nr 8, poz. 60 z późn. zm./ w związku z art. 31 powołanej ustawy z dnia 13 października 1998r.).

Odsetki za zwłokę liczy się od następnego dnia po upływie terminu płatności do dnia zapłaty należności (włącznie). Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 6,60 zł. Ponadto wyliczona kwota odsetek podlega zaokrągleniu do pełnych złotych, w ten sposób, że końcówki wyliczonych kwot, wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

Od 29 listopada 2007r. wysokość odsetek za zwłokę wynosi 13,00 % w stosunku rocznym.
Ponadto zgodnie z art. 60 § 1 powołanej wyżej ustawy z 29 sierpnia 1997r. – Ordynacja podatkowa, który ma zastosowanie także do składek, za termin dokonania zapłaty podatku uważa się:

– przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku w kasie organu podatkowego lub na rachunek tego organu w banku, w placówce pocztowej, w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej albo dzień pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta;

– w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika lub rachunku podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu.

Szczegółowe zasady i terminy przekazywania środków z rachunku posiadacza konta, określane są odrębnie przez każdy bank i tak np. z konta „GIRO SKŁADKA” (prowadzonego przez Bank Pocztowy), bank realizuje dyspozycję posiadacza konta, w następnym dniu roboczym po dokonaniu wpłaty i złożeniu polecenia przelewu w urzędzie pocztowym do godz. 18.00. W przypadku dokonania wpłaty po godz. 18.00 polecenie przelewu zostanie zrealizowane w drugim dniu roboczym po dokonaniu wpłaty. Polecenia przelewów przyjmowane są w urzędach pocztowych wyłącznie w dni robocze od poniedziałku do piątku.

W celu dokonania terminowej zapłaty składek, należy składać polecenia przelewu z odpowiednim wyprzedzeniem, zapewniającym obciążenie rachunku bankowego najpóźniej w terminie płatności. Oznacza to, że dla płatników korzystających z płatności z konta „GIRO SKŁADKA” o opłaceniu należności z tytułu składek decyduje data obciążenia rachunku bankowego GIRO, a nie data złożenia dyspozycji dokumentu przelewu na poczcie.

W sytuacji, gdy w trakcie analizy dokumentów rozliczeniowych i płatniczych zostanie stwierdzone, że za dany okres rozliczeniowy nie zostały opłacone składki lub opłacone zostały w zaniżonej wysokości, należy ustalić kwotę nieopłaconych składek za dany okres rozliczeniowy, a następnie od tej kwoty naliczyć odsetki za zwłokę od następnego dnia po upływie terminu płatności (za dany okres rozliczeniowy, którego dotyczy ustalona kwota należności) do dnia zapłaty włącznie i sprawdzić, czy wyliczona kwota nie jest poniżej podanego wcześniej parametru, co uzasadniałoby odstąpienie od doliczenia do kwoty należnych składek, odsetek. Następnie dokonać wpłaty w łącznej wysokości (składki plus odsetki za zwłokę zaokrąglone do 1zł) za dany okres rozliczeniowy.

Natomiast, gdy dokonywana po terminie płatności wpłata nie pokrywa w całości kwoty zaległości składkowej wraz z należnymi odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości składkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości składkowej do kwoty odsetek za zwłokę.

Zasada ta jest zgodna z przepisami art. 55 § 2 – Ordynacji podatkowej oraz § 21 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek…oraz kolejności zaliczania wpłat składek na poszczególne fundusze (Dz. U. Nr 165, poz. 1197 z późn. zm.). Oznacza to, że na koncie płatnika po rozliczeniu takiej wpłaty, pozostanie zadłużenie z tytułu różnicy składek, które należy uregulować również łącznie z odsetkami za zwłokę.