NIE TAK ŁATWO PRZEKAZAĆ PRACOWNIKOWI FORMULARZ ZUS RMUA

Jeśli zatrudniasz tysiące pracowników, masz problemy z dotrzymaniem obowiązku dostarczenia każdemu co miesiąc na piśmie informacji o opłaconych składkach ZUS RMUA. Na drukach musi się bowiem podpisać płatnik lub osoba przez niego upoważniona

Płatnicy muszą dostarczać ubezpieczonym informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych oraz korektach tych raportów na drukach ZUS RMUA lub innych. Wynika tak z art. 41 ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2007 nr 137, poz. 74 ze zm.; ustawa). Raport służy do weryfikacji danych przekazywanych do ZUS. Zainteresowany może wystąpić w ciągu trzech miesięcy od daty jego otrzymania do płatnika o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym, jeżeli nie są zgodne ze stanem faktycznym. Powinien o tym powiadomić też ZUS, który – w razie odrzucenia reklamacji przez płatnika w ciągu miesiąca od daty jej wpływu – przeprowadza postępowanie wyjaśniające na wniosek ubezpieczonego. Wyjaśniwszy sprawę, ZUS wydaje decyzję. Jeśli pracownik, zleceniobiorca itd. nie zakwestionuje informacji z imiennego raportu, uznajemy je za zgodne ze stanem faktycznym. Z jednym wyjątkiem, gdy ZUS skoryguje je z urzędu, o czym powinien zawiadomić ubezpieczonego oraz płatnika.

Tylko na piśmie

Informację należy przekazać na piśmie. Ustawa przewidziała jedno odstępstwo – inaczej wolno ją dostarczać członkom służby zagranicznej wykonującym obowiązki służbowe w placówce zagranicznej, o ile się na to zgodzili. Inni ubezpieczeni muszą ją za to dostawać wyłącznie w formie pisemnej. Ponadto na druku ma się podpisać osobiście płatnik lub osoba przez niego upoważniona. Trzeba na nim także zaznaczyć datę sporządzenia. I to właśnie sprawia największe trudności firmom z licznym personelem. Ustawa nie pozwala bowiem na posługiwanie się wówczas faksymile (pieczątka z podpisem) czy e-mailem. Jest pewne rozwiązanie – dokumenty podpisane bezpiecznym popisem elektronicznym weryfikowane za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu dają takie same skutki prawne, co opatrzone własnoręcznymi podpisami. Stanowi tak art. 5 ust. 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.). Podpis elektroniczny wiąże się z ponoszeniem opłat certyfikacyjnej oraz za przedłużenie jego ważności. Jednak koszty te i tak muszą od 21 lipca 2008 r. ponosić płatnicy rozliczając)’ składki za więcej niż pięć osób, czyli zobowiązani do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych poprzez teletransmisję danych. Tego dnia wejdzie bowiem w życie ustawa z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (DzU nr 64, poz. 565 ze zm.), która zmieni art. 47a ustawy. Znaczy to, że mają oni obowiązek dostarczać przez płatnika wyłącznie formularze opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Posługiwanie się podpisem elektronicznym znacznie ograniczy też zaangażowanie pracowników przy sporządzaniu informacji ZUS RMUA dla ubezpieczonych.

Więcej w Rzeczpospolitej.