Przy większości kontraktów przedsiębiorcy zastrzegają obowiązek zapłaty kary umownej, m.in. za dostarczenie wadliwego towaru, opóźnienie w realizacji umowy, nieprawidłowe wykonanie usługi. Zarówno zapłata, jak i otrzymanie takiej kary powoduje podatkowe skutki. Gdy otrzymujemy od kontrahenta umowne odszkodowanie, musimy nie tylko sprawdzić, kiedy powstaje z tego tytułu przychód, ale też ustalić, czy kara umowna jest opodatkowana VAT i jak ją udokumentować. Jeśli to my wypłacamy naszemu kontrahentowi ustaloną w podpisanej z nim umowie karę, powinniśmy ustalić, czy wydatek ten będzie kosztem uzyskania przychodów.

Przychód z odszkodowania czy kary umownej powinien być rozpoznawany na zasadzie kasowej.

Przychody z tytułu kar umownych powstają zgodnie z metodą kasową, czyli w chwili faktycznego otrzymania świadczenia”.

Kontrahent płaci, ustalamy przychód

Datą powstania przychodu należnego będzie moment otrzymania zapłaty.

0 kosztach podatkowych decyduje rodzaj odszkodowania

Nie każda kara umowna będzie mogła zwiększyć koszty przedsiębiorcy. Gdy płacimy ją, bo zwlekaliśmy z usunięciem wad towaru lub ich wymianą, nie odliczymy poniesionego wydatku.

Czasami nie warto zwlekać…

Kosztem uzyskania przychodów nie będą zatem kary umowne zapłacone z tytułu: wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług, zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad, zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Jeśli podatnik zobowiązany jest do zapłaty kary umownej z innego tytułu niż wymienione, może zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Konieczne jest jednak, by kara umowna płacona była w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Odstąpienie od umowy nie popłaca…

W praktyce najwięcej wątpliwości wywołuje możliwość uznawania za koszt podatkowy kar umownych płaconych z tytułu odstąpienia od umowy. Co do zasady, zdaniem organów podatkowych, wydatek poniesiony na zapłacenie kary umownej w związku z odstąpieniem od umowy nie może być kosztem uzyskania przychodów. Fiskus twierdzi, że w tej sytuacji nie można uznać, że kara umowna przyczyniła się do osiągnięcia przychodów.

Niektóre organy podatkowe i sądy administracyjne uważają jednak, że nie zawsze zasadne jest wyłączenie z kosztów podatkowych wydatków na zapłatę kar umownych związanych z odstąpieniem od umowy. Zdarzają się bowiem sytuacje, w których dzięki zerwaniu jednej umowy przedsiębiorca zawiera inną, korzystniejszą. W takim wypadku kara zapłacona za odstąpienie od umowy powinna być zaliczana do kosztów uzyskania przychodów.

Nie uzyskujesz korzyści, nie musisz odprowadzać VAT

Jeśli kara umowna jest traktowana jako sankcja, jej zapłata nie wywoła dla przedsiębiorcy skutków w VAT. Nie będzie to bowiem świadczenie odpłatne.

Potwierdzają to organy podatkowe

Związek płatności z czynnością

Dla wystąpienia opodatkowania VAT konieczne staje się wystąpienie bezpośredniego związku płatności z konkretną czynnością oraz istnienie konsumenta tej czynności.

Określoną czynność można uznać za wykonaną odpłatnie, jeśli istnieje bezpośrednio i jasno zindywidualizowana korzyść po stronie dostawcy towaru lub usługi, a ponadto gdy odpłatność za otrzymane świadczenie pozostaje w bezpośrednim związku z czynnością, która miała być opodatkowana VAT.

Kara jak sankcja

Jeśli kara umowna ma charakter sankcyjny, przedsiębiorca zobowiązany do jej zapłaty nie otrzymuje za swoje świadczenie żadnej bezpośrednio i jasno zindywidualizowanej korzyści.

Wystawianie faktury VAT z tytułu otrzymania kwoty kary umownej jest nieprawidłowe. Dla udokumentowania odszkodowania można natomiast wystawić notę księgową”.

Nie odliczamy podatku z faktury

Prawidłowe ustalenie skutków zapłaty kary umownej ma znaczenie dla tego przedsiębiorcy, który zobowiązany jest do jej uiszczenia. Od 1 stycznia 2008 r, zgodnie z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego faktury w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku (niezależnie od tego, czy VAT został zapłacony przez wystawcę faktury). Dlatego w razie otrzymania faktury VAT, którą objęta zostanie kwota kary umownej, przedsiębiorca zobowiązany do jej zapłaty powinien przeanalizować, czy kara ma charakter sankcyjny. Jeśli kara jest pewnego rodzaju sankcją, powinna być udokumentowana notą księgową, a nie fakturą VAT. Odliczenie bowiem VAT naliczonego na fakturze obejmującej karę umowną może narazić podatnika na negatywne skutki podatkowe.

Od wynagrodzenia jest podatek

Kara umowna nie podlega VAT, jeśli ma charakter sankcyjny. W wypadku sankcji nie można bowiem wskazać świadczenia wzajemnego. Kara umowna nie ma zatem charakteru odpłatnego. Gdy będzie można jednak przypisać pewne cechy wynagrodzenia, taka kara może podlegać opodatkowaniu VAT.

Dużo więcej w Rzeczpospolitej z 28 lutego 2008 r.