Jak rozliczyć wycieczkę dla pracowników

Rzeczpospolita , autor: Katarzyna Wojtowicz , oprac.: GR

kw. 3, 2008

Rzeczpospolita z 3 marca 2008 r. publikuje obszerny materiał dotyczący zasad finansowania i opodatkowania wyjazdów integracyjnych w firmie. Czytamy w nim m.in.:

JAK ROZLICZYĆ WYCIECZKĘ DLA PRACOWNIKÓW I ICH RODZIN

 
Firma, która organizuje imprezę integracyjną, musi zastanowić się, czy może zaliczyć wydatki do kosztów i czy powinna opodatkować jej uczestników.

Zaliczenie wydatków na imprezy integracyjne do kosztów zależy od tego, czy firma potrafi wykazać ich związek z przychodem.

Przypomnijmy że zgodnie z art. 15 ust. i ustawy o CIT oraz art. 22 ust. i ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Obecnie organy podatkowe akceptują to, że wydatki na spotkania integracyjne pracowników są związane z przychodami pracodawcy. Celem tych spotkań jest wzmacnianie więzi między pracownikami oraz upowszechnianie pozytywnego wizerunku pracodawcy wśród zatrudnionych, co przekłada się na dobrą wzajemną współpracę, wzrost wydajności i efektywności pracy, a w konsekwencji przyczynia się do osiągania (lub zwiększenia) przez firmę przychodów.

Dlatego też wydatki poniesione na organizację imprezy integracyjnej dla pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu pracodawcy (np. interpretacja Lubelskiego Urzędu Skarbowego z 6 lipca 2007 r., PD.423-34/07, oraz interpretacja Łódzkiego Urzędu Skarbowego z 5 lipca 2007 r., ŁUS-II-2-423/123/07/AT).

Cel integracyjny jest również osiągnięty, gdy w imprezie oprócz pracowników udział bierze sam pracodawca. W związku z czym także wydatki na jego uczestnictwo mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Musimy jednak pamiętać o poglądzie wyrażonym przez WSA w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2007 r. (III SAZWA 4283/2006). Sąd stwierdził w nim, że nie istnieje ogólna zasada, w myśl której wydatki na spotkania integracyjne pracowników są zawsze kosztem podatkowym. W każdym przypadku – zdaniem sądu – należy badać cel takiego spotkania, bo jeżeli będzie nim wyłącznie konsumpcja lub przebywanie pracowników w swojej obecności, to wydatki nie mogą być uznane za koszty podatkowe. Organizując zatem zagraniczną wycieczkę dla pracowników, pracodawca musi przyjąć jako cel tej imprezy zintegrowanie pracowników z firmą oraz między sobą, poprawę atmosfery pracy, wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków. Efekt ten da się osiągnąć przykładowo poprzez wprowadzenie do jej programu elementów szkolenia czy konkursów.

Co w sytuacji, gdy w wycieczce o charakterze integracyjnym obok pracowników uczestniczą osoby trzecie, tj. żony pracowników, były pracownik (którego firma chce ponownie zatrudnić) oraz żona pracodawcy.

W interpretacji z 13 grudnia 2007 r. (ILPB1/415-89/07-3/GM) Izba Skarbowa w Poznaniu stwierdziła, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki związane z organizacją takich spotkań integracyjnych, których uczestnikami są wyłącznie pracownicy firmy, a osoby trzecie nie biorą w niej udziału. Czy takie stanowisko jest prawidłowe?

Nie ma wątpliwości, że wydatki związane z udziałem w wycieczce żony pracodawcy oraz byłego pracownika nie mają związku z przychodem firmy.

Zgodnie z ogólną regułą wynikającą z art. 12 ust. i ustawy o PIT poniesiony za pracownika koszt udziału w zagranicznym wyjeździe integracyjnym będzie jego przychodem ze stosunku pracy (z nieodpłatnego świadczenia). Oznacza to konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek oraz wykazania przez pracodawcę przychodu pracownika w informacji PIT-11.

W konsekwencji sfinansowanie pracownikom zagranicznej wycieczki może się wiązać z obowiązkiem opodatkowania uzyskanego z tego tytułu przychodu.

Ryzyko zakwestionowania wydatków z tytułu udziału pracowników w zagranicznej wycieczce nie wystąpi, jeżeli impreza ta nie będzie miała formy działalności socjalnej z art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs. Dodatkowo konieczne jest, aby udział pracowników w imprezie nie był uzależniony od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika (kryterium socjalne).

Opracowanie: Adam Banaszek

Więcej w Rzeczpospolitej.