Podpis elektroniczny dla ZUS

Rzeczpospolita , autor: Anna Hilt , oprac.: GR

maj 7, 2008


Rzeczpospolita z 7 maja 2008 r. publikuje kilka obszernych artykułów, które szczegółowo wyjaśniają zasady posługiwania się przez przedsiębiorców elektronicznym podpisem podczas rozliczeń z ZUS. Czytamy w nich m.in.:

PODPIS ELEKTRONICZNY TAK SAMO WAŻNY JAK WŁASNORĘCZNY

Jeśli przekazujesz dokumenty ubezpieczeniowe za więcej niż pięć osób, od 21 lipca musisz je podpisywać bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Im szybciej go kupimy, tym większą zyskamy pewność, że zdążymy z przygotowaniami na czas.

Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców zatrudniających powyżej pięciu osób, czyli zobowiązanych do elektronicznego przekazu dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS. Od 21 lipca 2008 r. mają oni obowiązek opatrywać wszystkie formularze bezpiecznym podpisem elektronicznym.

Chodzi o zgłoszenia do ubezpieczeń, imienne raporty miesięczne, deklaracje rozliczeniowe i inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek, jak również ich korekty.

Od 21 lipca 2008 r. ZUS nie będzie już zatem udostępniał bezpłatnych certyfikatów, zapisywanych na dyskietce, służących do podpisywania przesyłek w programie Płatnik.

Kilkaset tysięcy małych i średnich firm, zatrudniających co najmniej pięć osób, w ciągu najbliższych kilku tygodni musi wystąpić o wydanie bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Narodowe Centrum Certyfikacji prowadzi rejestr kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne w Polsce. Jednym z dostawców podpisu elektronicznego wpisanym do tego rejestru jest Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych SA. W niej od 2002 r. funkcjonuje Sigillum Polskie Centrum Certyfikacji Elektronicznej (Sigillum PCCE). Usługi certyfikacyjne (certyfikaty, znacznik czasu, inne usługi) świadczone przez Sigillum PCCE czynią z niego tzw. zaufaną trzecią stronę (ang. trusted third party – TTP), a są one zgodne z polskimi i światowymi standardami.

Certyfikat to elektroniczne zaświadczenie, za pomocą którego dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego są przyporządkowane osobie składającej taki podpis i które umożliwiają jej identyfikację.

Procedurę uzyskania kwalifikowanego certyfikatu rozpoczyna się od wypełnienia formularzy: zgłoszeniowego i zgłoszenia certyfikacyjnego. Można je przesłać przez Internet, korzystając z aplikacji EPR (elektroniczny punkt rejestracji) lub pobrać z plików znajdujących się na stronie www.sigillum.pl.

Przyszły użytkownik musi podać swoje dane (z dokumentu tożsamości i pozostałych wymaganych dokumentów), które następnie weryfikują inspektorzy Sigillum PCCE. Weryfikację może przeprowadzić także wyspecjalizowany przedstawiciel PCCE w punkcie rejestracji (PR) lub punkcie weryfikacji tożsamości (PWT).

Po pozytywnej weryfikacji i podpisaniu umowy w punkcie rejestracji odbiera się kartę kryptograficzną z wygenerowanym certyfikatem. Klient uzyska go w ciągu 7 -14 dni od podpisania umowy. Początkową datę ważności certyfikatu ustala się indywidualnie i zależy ona od potrzeb klienta (np. 21 lipca 2008 r.). Certyfikaty wystawiane są na 12 i 24 miesiące.

Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych z dokumentem opatrzonym podpisem własnoręcznym. Tę zasadę ustanawia ustawa o podpisie elektronicznym.

Bezpieczny podpis elektroniczny to podpis, który jest przyporządkowany osobie, która go składa. A robi to przy użyciu bezpiecznego urządzenia do składania podpisu i jest on tak powiązany z podpisanymi danymi, że każda ich późniejsza zmiana jest rozpoznawana. Oznacza to, że dzięki podpisowi elektronicznemu można zidentyfikować podpisującego.

Zwykle podpisywanie dokumentów sprowadza się do:

  • wskazania dokumentu do podpisania,
  • wybrania opcji „podpisz” – system poprosi o włożenie do czytnika karty kryptograficznej,
  • wpisania kodu PIN karty kryptograficznej.

Ostateczny wynik to komunikat o podpisaniu dokumentu.

Podpisując dokument, można też skorzystać z usługi znacznika czasu, czyli załączyć tzw. datę pewną zgodnie z kodeksem cywilnym, w której dokument elektroniczny został podpisany.

Usługa ta pozwala oznaczyć dokument elektroniczny wiarygodnym terminem. Według ustawy o podpisie elektronicznym stanowi to tzw. datę pewną w rozumieniu kodeksu cywilnego.

Dzięki znacznikowi czasu:

  • wiarygodna data jest dołączona do danych w sposób uniemożliwiający manipulowanie nią,
  • dane przesyłane do znakowania czasem nie są przesyłane w całości, w sposób jawny – w tym celu stosuje się tzw. skrót dokumentu.


Nowy certyfikat przeszedł próbę w zeznaniach skarbowych

Płatnicy składek mogą się uczyć na błędach kolegów. Od stycznia firmy mogą bowiem składać w urzędach skarbowych deklaracje sygnowane bezpiecznym podpisem

Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 1 stycznia 2008 r. został uruchomiony system e-deklaracje. Umożliwia on wszystkim firmom składanie dokumentów i deklaracji do urzędów skarbowych w formie elektronicznej (w sumie teraz 32 rodzaje), określonych w rozporządzeniu ministra finansów z 24 grudnia 2007 r. Od lipca 2008 r. liczba obsługiwanych dokumentów podatkowych ma zwiększyć się do 81 deklaracji.

System ten pozwala także przez Internet sprawdzić stan sprawy i uzyskać informacje o saldzie rozliczeń z administracją.

Opracowanie: Adam Banaszek

Więcej w Rzeczpospolitej.