Dziesięć dni zostało nam na obliczenie i przelanie na wyodrębnione konto funduszu socjalnego pierwszej tury środków. Wynosi ona 75 proc. całorocznych odpisów podstawowych

Obowiązek ten mają pracodawcy ze sfery budżetowej bez względu na liczebność personelu oraz pozostali, zatrudniający 1 stycznia:

– co najmniej 20 osób w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli nie odstąpili od tworzenia funduszu w sposób przewidziany przepisami,

– mniej, gdy zdecydowali się na prowadzenie funduszu (a nie wypłatę świadczeń urlopowych).

Wynika tak z art. 3 i 4 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Odpisów dokonujemy na podstawie prognozowanego średniorocznego zatrudnienia przeliczonego na pełne etaty, uwzględniając przewidywane rotacje kadrowe w naszej firmie w bieżącym roku.

Najpierw ustalamy średni stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty w każdym miesiącu 2008 r.

Do liczby zatrudnionych wliczamy pracowników, czyli zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma przy tym znaczenia rodzaj angażu (terminowy, na zastępstwo czy stały) ani rozmiar etatu. W limicie tym uwzględniamy też przebywających na urlopach macierzyńskich czy wychowawczych, chałupników oraz agentów wykonujących dla nas umowę cywilną przez co najmniej 30 dni w miesiącu. Pomijamy natomiast: wykonawców innych umów cywilnych np. o dzieło, zleceń czy kontraktu menedżerskiego, pracowników tymczasowych, przebywających na urlopach bezpłatnych, – odbywających u nas zastępczą służbę poborowych. Szczególną kategorię stanowią młodociani, za których naliczamy odpisy, ale których wyłączamy z limitu średniozatrudnionych

Osoby wchodzące do limitu przeliczamy na pełne etaty. Jednego agenta lub jednego chałupnika zawsze uważamy za pełny etat.
 
Kiedy już ustalimy, kto wchodzi do limitu, i przeliczymy wszystkich na pełne etaty, ustalamy przeciętną liczbę takich pracobiorców w każdym miesiącu bieżącego roku. Stosujemy jedną z trzech metod statystycznych:

– uproszczona – do obliczania przeciętnego stanu zatrudnienia w firmach o stabilnym personelu; zsumowaną liczbę pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i
ostatniego dnia miesiąca dzielimy po prostu przez 2;

– średnia chronologiczna – dodajemy połowę stanu zatrudnienia z pierwszego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty, pełnej liczby zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty oraz połowę z ostatniego, też w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez 2; mogą jej używać firmy o małej rotacji kadr zamiast metody uproszczonej;

– średnia arytmetyczna – polecana przedsiębiorstwom o dużej rotacji personelu, np. angażującym pracowników sezonowych, czy agencjom pracy tymczasowej. Dobra będzie także w zakładach, które zaczęły działać w trakcie miesiąca. Polega na dodaniu zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty. Bierzemy przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielimy przez dni kalendarzowe miesiąca.

Przeciętne planowane zatrudnienie to suma średniej liczby pracowników w poszczególnych miesiącach roku podzielona przez 12. Dlatego opisanych ustaleń limitów i przeliczeń dokonujemy dla każdego miesiąca 2008 r. Potem dodajemy wyniki z poszczególnych miesięcy i dzielimy przez 12.

Do końca maja przelewamy 75 proc. odpisów podstawowych. Powinny tam trafić fizycznie 31 maja. Dopiero po ich rzeczywistym przelaniu mamy prawo je zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu firmy. Zwiększenie odpisów na niepełnosprawnych zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, chałupników i agentów możemy przelać do końca września.

Kwotą bazową do ustalenia tegorocznych odpisów socjalnych jest 2417,63 zł, czyli przeciętna pensja z drugiego półrocza poprzedniego roku.

Opracowanie: Adam Banaszek