Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych nakłada na płatników składek obowiązek przekazywania do ZUS imiennych raportów zgłoszeniowych oraz comiesięcznych imiennych raportów rozliczeniowych. Rozliczanie składek na ubezpieczenia społeczne za osoby niepełnosprawne i ich wykazywanie w raportach ZUS w sytuacji zmiany stopnia niepełnosprawności nadal budzi wiele wątpliwości. Oznaczenie stopnia niepełnosprawności jest wykazywane jako szósty znak w kodzie tytułu ubezpieczenia. Zmiana w tym zakresie zgodnie z art. 36 ustęp 14 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, wymaga wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z dotychczasowym kodem ubezpieczenia (dokument ZWUA) oraz ponownego zarejestrowania z tym samym dniem, z nowym kodem tytułu ubezpieczenia (dokument ZUA), w terminie 7 dni od zaistniałej zmiany. Aczkolwiek nie precyzują tego przepisy, z praktycznego punktu widzenia, powinno się zachować kilkudniową przerwę pomiędzy terminami wysłania tych dwóch dokumentów.

Przykład
Pracownik, który wcześniej nie miał orzeczenia o niepełnosprawności, w dniu 18 lipca 2008 r. przedłożył pracodawcy orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Ten wyrejestrował go z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego ona dokumencie ZWUA, z kodem 011000, z datą wyrejestrowania 19 lipca 2008 r. i kodem przyczyny wyrejestrowania 600, oraz zarejestrował go do tych samych ubezpieczeń na dokumencie ZUA z datą 19 lipca 2008 r. z kodem 011002.

Konsekwencją zmiany kodu w dokumentach zgłoszeniowych będzie stosowanie nowego kodu tytułu ubezpieczenia także w comiesięcznych dokumentach rozliczeniowych (RCA, RSA, RZA). To jest właśnie moment, kiedy sytuacja się komplikuje. W zależności od tego, w jakim terminie, u danego płatnika składek następuje wypłata wynagrodzenia za dany miesiąc, należy postępować inaczej.

I. Wypłata wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi w zakładzie przepisami następuje ostatniego dnia miesiąca po miesiącu przepracowanym.
Wynagrodzenie za lipiec wypłacane jest 31 lipca i zostanie wykazane w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej DRA z identyfikatorem 01-07-2008. Za lipiec 2008 r. za pracownika, z omawianego przykładu, pracodawca ma obowiązek wypełnić i wysłać dwa  raporty rozliczeniowe RCA.
 
– RCA z kodem 011000 i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne równą wynagrodzeniu przysługującemu za okres od 1 do 18 lipca ( kwota wynagrodzenia za lipiec / 31 dni lipca x 18 dni). Postawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne musi zostać obliczona analogicznie jak w przypadku podstawy na ubezpieczenie społeczne.

– RCA z kodem 011002 i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne równą wynagrodzeniu przysługującemu za okres od 19 do 31 lipca ( kwota wynagrodzenia – kwota z raportu RCA z kodem 011000). Postawa składek na ubezpieczenie zdrowotne musi zostać obliczona analogicznie jak w przypadku podstawy na ubezpieczenie społeczne.

II. Wypłata wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi w zakładzie przepisami następuje 10 dnia miesiąca po miesiącu przepracowanym.
Wynagrodzenie za lipiec jest wypłacane 10 sierpnia. W związku z tym, wynagrodzenie to stanowi przychód miesiąca sierpnia i zostanie wykazane w miesięcznej deklaracji rozliczeniowej DRA z identyfikatorem 01-08-2008. Pracodawca ma obowiązek wypełnić i wysłać dwa raporty rozliczeniowe RCA:

– RCA z kodem 300000 i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne równą wynagrodzeniu przysługującemu za okres od 1 do 18 lipca ( kwota wynagrodzenia za lipiec / 31 dni lipca x 18 dni). Podstawa składek na ubezpieczenie zdrowotne musi zostać obliczona analogicznie jak w przypadku podstawy na ubezpieczenie społeczne. Kod 300000 jest jedynym prawidłowym kodem, jaki może w takiej sytuacji można zastosować. Jeżeli wykazalibyśmy tego pracownika z kodem 011000, to zaistniałaby niezgodność między dokumentacją zgłoszeniową a rozliczeniową, ponieważ pracownik w sierpniu jest osobą z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności a nie osobą zdrową.

– RCA z kodem 011002 i kwotą podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne równą wynagrodzeniu przysługującemu za okres od 19 do 31 lipca ( kwota wynagrodzenia – kwota z raportu RCA z kodem 300000). Postawa składek na ubezpieczenie zdrowotne musi zostać obliczona analogicznie jak w przypadku podstawy na ubezpieczenie społeczne.

Podstawa Prawna:
Ustawa z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2007r nr 11 poz. 74 z późniejszymi zmianami)