W części A przechowuje się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się kandydata o pracę, część B jest przeznaczona na dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C pracodawca gromadzi dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o prace. Akta osobowe powinny być zaopatrzone w wykazu znajdujących się w nich dokumentów, które są ponumerowane i  ułożone w porządku chronologicznym. Z uwagi na ochronę danych osobowych prawo do wglądu poza pracodawcą i zatrudnionym mają:

– organy nadzoru i kontroli przestrzegania prawa pracy

–  organy ścigania i wymiaru sprawiedliwości

– organy rentowe (ZUS)

– urzędy pracy.

Rekrutacja – część A
Nie tylko zatrudnieni muszą mieć swoje akta osobowe. Dotyczy to także osób, które zgłaszają się na rozmowy rekrutacyjne. Od przyszłego pracownika pracodawca powinien przyjąć m.in.: kwestionariusz osobowy, świadectwa ukończenia szkół, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia oraz  dokumenty potwierdzające wymagane kwalifikacje zawodowe. Odpisy i kopie złożonych przez rekrutowaną osobę dokumentów należy przechowywać w aktach osobowych osoby przyjętej do pracy. Pracodawca nie można przetrzymywać oryginałów, przechowuje jedynie kopie lub odpisy dokumentów składanych przez kandydatów do pracy.

Podjęcie i przebieg zatrudnienia – część B
Przed dopuszczeniem do pracy najważniejsze jest zawarcie z pracownikiem umowy o pracę. Należy ją sporządzić co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden trzeba doręczyć pracownikowi, natomiast drugi włączyć do jego akt osobowych. Dodatkowo do tej części akt osobowych należy dołączyć pisemnie potwierdzenie pracownika, że zapoznał się z: treścią regulaminu pracy, przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto w tej części akt osobowych należy przechowywać kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, jeżeli uprzednio zarejestrowany był jako osoba bezrobotna; zaświadczenia o szkoleniach BHP; dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, a także orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych.

Ustanie zatrudnienia – część C
W części C pracodawca przechowywane m.in.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, a także kopie świadectwa pracy wydane byłemu pracownikowi.

W przypadku likwidacji firmy pracodawca ma obowiązek przekazać dokumenty pracownicze podmiotowi, który ma uprawnienia do ich archiwizowania. Dodatkowo na ten cel musi apewnić środki finansowe na czas, jaki pozostanie do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji.

Opracowanie: Andrzej Jurczewski

Więcej w Rzeczpospolitej z 6 lutego 2009 r.