Kaucje pobierane przez podatników (sprzedawców) nie stanowią ich obrotu, a więc nie podlegają opodatkowaniu VAT. Pobranej kaucji podatnicy nie muszą (i nie powinni) dokumentować fakturami.

Zabezpieczenie wykonania umowy poprzez ustanowienie kaucji ma charakter gwarancyjny, zabezpieczający, co oznacza, że jest ona ustanowiona na wypadek, gdyby strona umowy, która złożyła kaucję, nie wywiązała się z niej.
 
Skutki w VAT wystąpić mogą dopiero z chwilą zaliczenia pobranej uprzednio kaucji na poczet wynagrodzenia sprzedawcy (za dostarczane towaary lub świadczone usługi), która stanowi wówczas część należności otrzymaną przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, której otrzymanie (zaliczenie na poczet wynagrodzenia) skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usługi, których kaucja taka dotyczy (art. 19 ust 11 ustawy o VAT). Potwierdzają to organy podatkowe w udzielanych wyjaśnieniach (np. Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 22 sierpnia 2008 r., IPPP1-443-1121/08-4/JB). W zakresie tym na zasadach ogólnych należy wystawić fakturę zaliczkową oraz zewidencjonować obrót za pomocą kasy rejestrującej.  

Pobierane kaucje mogą być zatrzymywane przez sprzedawców na poczet zaległości wynikających z umowy czy odszkodowania należnego od nabywcy towaru czy usługi. W przypadkach takich zatrzymana kaucja pełni funkcją kary umownej (odszkodowania), a kary umowne i odszkodowania nie podlegają opodatkowaniu VAT.

Opracowanie: Ewa Suszek

Więcej w Rzeczpospolitej z 12 marca 2009 r.