Jeżeli kontrahent nie zapłaci nam za towar, mamy prawo zaliczyć należność do kosztów. Musimy jednak udokumentować, że nie można jej ściągnąć.

Oczywiście wcześniej wierzytelność powinna być wykazana jako przychód. Z reguły tak jest, gdyż większość przychodów z działalności jest opodatkowana już wtedy, gdy są należne (zasada memoriałowa).

Aby zaliczyć wierzytelność do kosztów, musimy uprawdopodobnić, że jest nieściągalna. Jednym z dokumentów, które to potwierdzają, jest postanowienie komornika. Powinno z niego wynikać, że egzekucja jest bezcelowa, a powodem jest brak majątku dłużnika. Tak stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 30 listopada 1995 r. (PO 4/AS-722-837/95) powtarzanym później wielokrotnie w interpretacjach organów podatkowych: podstawą do zaliczenia w ciężar kosztów uzyskania przychodów wierzytelności nieściągalnej nie może być postanowienie o umorzeniu postępowania, jak i inne postanowienia organów egzekucyjnych, z treści których nie wynika jednoznacznie, iż podstawą nieściągalności wierzytelności był brak majątku dłużnika”.

Potwierdza to też orzecznictwo sądowe.

Podstawą rozliczenia w kosztach nieściągalnej wierzytelności będzie postanowienie o umorzeniu postępowania egzekucyjnego na podstawie art. 824 § 1 pkt 3 k.p.c. Czyli wtedy, gdy wiadomo, że z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych.

Do rozliczenia należności w kosztach nie wystarczy sam wyrok sądowy. Potwierdził to WSA w Warszawie w wyroku z 9 października 2008 r. (III SA/Wa 122/08).

Opracowanie: Adam Banaszek

Więcej w Rzeczpospolitej z 16 marca 2009 r.