Im wyższe koszty generuje firma, tym niższy podatek może zapłacić. Niestety, sytuacje takie interesują fiskusa, który sprawdza rozliczenia firmy i nierzadko je kwestionuje. Podatnik nie musi jednak być bierny. Od niekorzystnych decyzji może się odwoływać. Wydatki zaś powinien dokumentować.
Każdy podatnik i każdy przedsiębiorca chcą płacić jak najniższe podatki. Stąd starania o zmniejszenie postawy opodatkowania. W końcu wyższe koszty uzyskania przychodów oznaczają mniejszy dochód, a tym samym mniejszy podatek. Nic dziwnego, że na tym tle bardzo często dochodzi do sporów między podatnikami i organami podatkowymi, które niejednokrotnie kwestionują możliwość zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych. Wprowadzenie od 1 stycznia 2007 r. nowej definicji kosztów uzyskania przychodów wątpliwości interpretacyjnych nie rozwiązuje. Pozwala jednak – przynajmniej w dużej części przypadków – przesądzić o tym, czy dany wydatek kosztem będzie czy też nie.
Warunki zaliczenia
Aby dany wydatek można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, trzeba spełnić kilka warunków. Po pierwsze, wydatek musi zostać poniesiony. Po drugie, celem jego poniesienia jest nie tylko osiągnięcie przychodów, ale również zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Po trzecie, wydatek nie może znajdować się na liście zawartej w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.}. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.). Przepisy te określają katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Niestety, aby móc skutecznie zaliczyć wydatek do kosztów podatkowych, niezbędne jest jeszcze udokumentowanie, wydatku. Między wydatkiem a przychodem musi też istnieć związek przyczynowy. Jeśli nie, podatnik może mieć poważne problemy.
Powiązanie z przychodem
Wydatek wtedy zostaje poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, gdy powoduje lub może spowodować osiągnięcie (powstanie, zwiększenie) przychodu. Nie wystarczy jednak
WYJAŚNIENIA JAK WERYFIKOWAĆ KOSZTY
Zanim podatnik zaliczy określony wydatek do kosztów podatkowych, powinien sprawdzić, czy:
– wydatek rzeczywiście został poniesiony,
– celem poniesienia wydatku było osiągnięcie przychodów, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
– wydatek nie znajduje się w katalogu wyszczególnionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym ód osób prawnych lub art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli na liście wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
ENCYKLOPEDIA PRAWA CZYM JEST REKLAMA
Reklama to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, chwalenie czegoś, zalecenie czegoś.
W tym przypadku samo subiektywne przekonanie podatnika o wpływie poniesionego wydatku na osiągnięcie przyszłego przychodu. Nie będzie kosztem uzyskania przychodu wydatek, który obiektywnie nie może prowadzić do osiągnięcia przychodu ani też nie może mieć żadnego wpływu na uzyskiwany przychód lub jego źródło.
Z brzmienia przepisów podatkowych wynika, że niezbędnym warunkiem uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest wykazanie jego bezpośredniego związku z konkretnym strumieniem przychodu. Oznacza to, że za koszt uzyskania przychodu może być uznany wydatek, który do uzyskania przychodów w ogóle nie doprowadzi. Stąd konieczność każdorazowej oceny ponoszonych przez podatnika wydatków pod kątem dążenia do uzyskania przychodu, a nie rezultatu w postaci konkretnego przychodu.
Od 1 stycznia 2007 r. kosztem są wydatki ponoszone na zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. To powinno rozwiązać problemy wielu podatników. W praktyce dość często zdarzają się sytuacje, kiedy podatnik posiada np. kilka obiektów budowlanych, ale nie wszystkie wykorzystuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Oczywiście płaci od nich podatek od nieruchomości. Podatek płaci również od gruntów znajdujących się pod tymi budynkami. Ponosi zatem określony koszt. Opłaty ponoszone tytułem podatku od nieruchomości nie znalazły się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Oznacza to, że podatnik- przynajmniej potencjalnie – ma możliwość zaliczenia go w ciężar kosztów. Potencjalnie, bo jak wskazuje bogate w tej mierze orzecznictwo, aby można było mówić o możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodu konieczne jest zaistnienie związku przyczynowego między prowadzoną działalnością a poniesionym kosztem. Niestety, takiego związku nie ma wówczas, gdy podatnik ponosi koszty utrzymania danego obiektu, w którym nie prowadzi się działalności. Po 1 stycznia 2007 r. wydaje się, że wydatki takie mogą być kosztem podatkowym. Podatnik może udowadniać, że poniesiony przez niego wydatek służy zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów w przyszłości. Do kosztów będzie można zaliczyć również wydatki na ochronę obiektów przemysłowych, magazynów czy biur. W końcu służą one zabezpieczeniu źródła przychodów.
Przechowywanie dokumentów
Często zdarza się, że podatnik zalicza do kosztów uzyskania przychodów określone wydatki, nie.posiadając jednocześnie odpowiednich dokumentów potwierdzających fakt ich poniesienia. Dlatego też należy pamiętać o prawidłowej treści faktury. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości to na podatniku będzie spoczywał ciężar udowodnienia związku przyczynowego pomiędzy konkretnym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Podatnicy powinni pamiętać, że jeśli na fakturze brak jest określenia szczegółowych danych, np. terminu przeprowadzonego szkolenia, nie została podana liczba jego uczestników, a jedynie ogólny koszt – podatnik może mieć problem z wykazaniem wiarygodności poniesienia określonych kosztów, a tym samym zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Dowód księgowy powinien zawierać poza określeniem stron dokonujących operacji gospodarczej również opis operacji wraz z jej wartością, datę jej dokonania oraz podpis wystawcy dowodu.
Przeliczenie na złotówki
Zapisy w księgach podatkowych prowadzone są w języku polskim, a kwoty pieniężne wykazuje się w złotych. Tymczasem podatnik może ponosić koszty również w walutach obcych. Stąd niezbędne jest stosowanie odpowiednich przeliczeń. W tym przypadku również łatwo można się pomylić. Dlatego, by uniknąć w przyszłości problemów z fikusem, lepiej dokładnie poznać zasady związane z przeliczaniem wydatków ponoszonych w walutach obcych.
Do końca ubiegłego roku przeliczenie kosztów poniesionych w walutach obcych na złote odbywało się według kursów średnich ogłaszanych przez Narodowy Bank Polski z dnia poniesienia kosztu. Jeśli jednak między dniem faktycznej zapłaty a dniem zarachowania kosztu występowała różnica kursów, to podatnik dokonywał odpowiedniej korekty kwoty zarachowanych kosztów. Podatnik w tym przypadku obliczał różnicę między kosztami określonymi według kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzysta, a kosztami zarachowanymi według kursu średniego (z dnia zarachowania) ogłoszonego przez NBP. W ten sposób uwzględniane były koszty rzeczywiście poniesione przez podatnika.
Od 1 stycznia zasady te uległy zmianie. Nowa treść przepisu wskazuje na to, że koszty poniesione w walutach obcych nadal są przeliczane na złote według kursu średniego Narodowego Banku Polskiego, ale nie z dnia poniesienia kosztu, a z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.
Reklama bez limitu
Do tej pory podatnicy mieli problemy z rozliczaniem wydatków na reklamę. Obowiązywał limit, którego przekroczenie uniemożliwiało zaliczenie pewnej części ponoszonych wydatków do kosztów. Problemem było ustalanie limitu. Reklama była też dzielona na publiczną i niepubliczną. Reklama niepubliczna stanowiła koszt uzyskania przychodów do limitu 0,25 proc. przychodu. Natomiast reklama publiczna stanowiła koszt w pełnej wysokości.
Od początku tego roku podatnikom jest już prościej. Maleją szanse fiskusa na tak częste, jak do tej pory, kwestionowanie ich rozliczeń. Powód to zmiana przepisów. Z ustaw podatkowych zniknął podział na reklamę publiczną i niepubliczną, a tym samym zniesiono limit dla tego typu reklam. Zniesiony został też obowiązujący limit. Dlatego reklama publiczna i niepubliczna może stanowić koszt uzyskania przychodów. Kosztem natomiast nie jest już reprezentacja. W tym przypadku niestety podatnicy muszą zachować więcej ostrożności niż poprzednio. Nie wszystkie wątpliwości podatników związane z zaliczeniem do kosztów wydatków na reklamę zostały rozwiązane. Ani przepisy poprzednio obowiązujące, ani przepisy obowiązujące od początku tego roku nie zawierają definicji reklamy. Lepiej zatem przy kwalifikacji tego rodzaju wydatków posiłkować się pojęciami wynikającymi ze słownika języka polskiego.
Reprezentacja poza kosztem
Od początku tego roku z przepisów wykreślono regulacje pozwalające zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów
wydatki na reprezentację. Zmiana ta może niestety spowodować pewne problemy dla podatników ponoszących tego typu wydatki. Powód to trudności z rozgraniczeniem między kosztami kwalifikowanymi jako reprezentacja a zwykłymi kosztami operacyjnymi czy też kosztami ponoszonymi na typowe działania sprzedażowe (np. opłaty za badanie rynku). Teraz firma kupująca ciastka na posiedzenie zarządu będzie mogła wydatek na poczęstunek zaliczyć do kosztów podatkowych. Kosztem nie będzie natomiast zakup kalendarzy z logo firmy i rozesłanie ich kontrahentom. Kalendarze z logo stanowią bowiem wydatek na reprezentację, gdyż nie rozpowszechniają one, ani nie zachęcają do kupna, określonych produktów. Można zatem spodziewać się, że w tym zakresie spory podatników z organami podatkowymi nasilą się.
Nowe przepisy wyłączają z kosztów podatkowych wydatki na reprezentację, poniesione na zakup usług gastronomicznych, żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, z wyjątkiem przypadków, gdy wydatki te wynikają z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Oznacza to, że kupno napojów dla pracowników kosztem będzie, ale te same napoje kupione ha spotkanie z kontrahentem kosztem już nie będą. Kwalifikując zatem wydatki do kosztów, każdorazowo trzeba sprawdzać rodzaj ponoszonego wydatku.
Zgodnie z licznymi interpretacjami organów podatkowych, wydatki na reprezentację oznaczają łożenie na pewną wystawności okazałość. Celem ponoszenia wydatków na reprezentację jest kształtowanie i utrwalanie określonego obrazu firmy w oczach zewnętrznych odbiorców (klientów, kontrahentów, opinii publicznej). Tak rozumiane wydatki na reprezentację przestały być kosztem uzyskania przychodu, choć ich związek z osiąganiem przychodu przez podatnika jest oczywisty. Trzeba o tym pamiętać. Pozwoli to umknąć zakwestionowania przez urzędników rozliczeń prowadzonych w firmie.
Dofinansowanie nauki
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych może odbywać się jako kształcenie w formach szkolnych bądź jako kształcenie i dokształcanie w formach pozaszkolnych. Warunki podnoszenia kwalifikacji zawodowych szczegółowo regulują przepisy rozporządzenia z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.). Z jego przepisów wynika, że jeśli pracownik otrzyma od pracodawcy skierowanie na kształcenie, to wtedy przysługuje mu urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z części dnia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia ustalonego tak jak za urlop wypoczynkowy. Nie są to jedyne świadczenia, jakie pracownik może otrzymać od pracodawcy. Ten ostatni może zdecydować się na zwrot pracownikowi – kształcącemu się zarówno w formach szkolnych, jak i pozaszkolnych – kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia (jeśli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce pracy pracownika), pokrycia opłat pobieranych przez szkołę, a nawet pokrycia kosztów zakupu podręczników i innych materiałów szkoleniowych.
Wszystkie te wydatki, jeśli pracodawca ponosi je na kształcenie lub dokształcanie pracownika, stanowią dla niego koszt uzyskania przychodów.
Organizacja szkoleń
Organizacja szkolenia dla pracowników może okazać się opłacalna. Wydatki związane ze szkoleniem mogą zwiększyć koszty uzyskania przychodów. Niestety tylko wtedy, gdy zostały należycie udokumentowane, a zorganizowane szkolenie ma związek z działalnością firmy.
Do kosztów więc można zaliczyć wydatki na szkolenia organizowane przez firmy. Niestety w tym przypadku należy pamiętać o jednym istotnym ograniczeniu. Otóż warunkiem zakwalifikowania tego rodzaju wydatków do kosztów podatkowych jest ich związek z działalnością prowadzoną przez firmę oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem. Ujmując to inaczej, aby pracodawca mógł zaliczyć do kosztów podatkowych koszty zorganizowanego przez niego szkolenia, musi ono wiązać się z charakterem wykonywanej przez pracownika pracy oraz charakterem działalności pracodawcy. Podkreśliło to Ministerstwo Finansów m.in. w piśmie z 31 lipca 1997 r. (nr PO 3-4346/BO-722/433/97), zaznaczając, że koszty szkoleń obejmujące wydatki na wynajęcie sali, sprzętu, wynagrodzenie wykładowców, a także koszty noclegów i wyżywienia pracowników biorących udział w szkoleniu,, stanowić będą koszty uzyskania przychodów dla organizatora szkolenia, jeżeli koszty takie poniesione zostaną w celu osiągnięcia przychodów. Nieco innego zdania był NSA, który w wyroku z 13 maja 1998 r. (SA/Sz 1354/97, niepublikowany) stwierdził, że podnoszenie kwalifikacji pracowniczych ma wpływ na osiąganie przez firmę przychodów i powinno być zakwalifikowane jako koszt uzyskania przychodu, choć taki wydatek trudno wiązać z konkretnym przychodem.
Niestety podatnicy, którzy będą bazowali na orzeczeniu sądu, mogą czuć się oszukani. Organy podatkowe raczej konsekwentnie uznają, że takiej możliwości nie ma. Trudno zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na zorganizowany przez pracodawcę kurs nauki jazdy, jeśli pracownicy biorący w nim udział nie są zatrudnieni na stanowisku wymagającym posiadania prawa jazdy odpowiedniej kategorii, a firma nie prowadzi działalności związanej z transportem lub spedycją.
Dosyć często zdarza się też, że wliczając do kosztów uzyskiwania przychodów wydatki związane ze szkoleniem pracowników, podatnicy zapominają o konieczności posiadania odpowiednich dokumentów potwierdzających fakt ich poniesienia. Dlatego też należy pamiętać o prawidłowej treści faktury. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek wątpliwości to na podatniku będzie spoczywał ciężar udowodnienia związku przyczynowego pomiędzy konkretnym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Jeśli zatem na fakturze brak określenia terminu przeprowadzonego szkolenia, nie została podana liczba jego uczestników, lecz jedynie ogólny koszt, podatnik może mieć problem z wykazaniem wiarygodności poniesienia określonych kosztów szkolenia pracowników, a tym samym zaliczenia ich w ciężar kosztów podatkowych.
Rozliczanie straty
Z prowadzeniem działalności gospodarczej często łączy się ryzyko poniesienia określonych strat. Problem w tym, że podatnik nie zawsze będzie mógł straty te zaliczyć do kosztów podatkowych. Nie będzie tak zwłaszcza wtedy, gdy powstaną one z winy podatnika albo nie będą należycie udokumentowane. Niestety podatnicy często o tym zapominają, co skutecznie wykorzystują potem organy podatkowe.
Zasadą jest, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnych źródeł są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia lub zachowania źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach ustaw podatkowych. Wynika z nich, że za koszty uzyskania przychodów nie uważa się strat w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych, w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych oraz strat powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności.
Prawidłowa dokumentacja
Podatnicy bardzo często uważają, że kosztem podatkowym będzie każda poniesiona strata. Założenie to nie jest jednak prawidłowe. Załóżmy, że podatnik poniósł straty, tzw. niedobory inwentaryzacyjne, i należycie ich nie udokumentował. Czy będzie mógł zaliczyć je do kosztów podatkowych Zdaniem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie nie (zob. wyrok z 17 grudnia 2002 r., sygn. akt III S.A. 1152/01, niepublikowany). Nie w każdej sytuacji straty w środkach obrotowych powinny być uznane za koszt uzyskania przychodów. Straty muszą być zawsze rzeczywiste i prawidłowo udokumentowane. Jeśli poniesiona strata będzie dotyczyła składnika majątku trwałego, podatnik po stwierdzeniu powstania straty będzie zobowiązany (w wyniku np. kradzieży składników majątku trwałego lub innego zdarzenia) sporządzić odpowiedni dowód księgowy, określając jednocześnie wielkość straty na podstawie danych wynikających z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych do wysokości wartości netto, a więc wartości początkowej pomniejszonej o dokonane odpisy amortyzacyjne, i zaliczyć w ciężar kosztów w roku, w którym wystąpiła strata. Podatnik powinien też w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonać zapisów o likwidacji środka trwałego i jej przyczynach.
Strata zawiniona
W praktyce często zdarza się, że prowadząc działalność gospodarczą, podatnik stwierdzi zaistnienie określonych niedoborów. Niedobory te mogą być efektem np. kradzieży środków pieniężnych albo przyjęciem kilku fałszywych banknotów. Oczywiście w takim przypadku podatnicy chcieliby zaliczyć powstałe w ten sposób straty do kosztów podatkowych. Niestety możliwość taka zależy od tego, czy została dochowana należyta staranność dla przeciwdziałania kradzieży.
Prawidłowość tego postępowania potwierdzają liczne wyroki NSA, m.in. z 14 marca 2000 r. (sygn. akt III SA1095/99, niepublikowany). Sąd podał liczne przykłady zachowań, które uznawane są jako brak staranności ze strony podatnika. Będzie tak m.in. wtedy, gdy podatnik zostawi w samochodzie teczkę z pieniędzmi. W takim przypadku ich kradzież nie jest – zdaniem sądu – zdarzeniem losowym. Podobnie charakteru zdarzenia losowego nie będzie miał rabunek pieniędzy przenoszonych w torbie. Zdaniem sądu do zdarzenia takiego przyczynia się sam poszkodowany na skutek sprzecznego z prawem postępowania. Tym samym kosztem będzie jedynie taka utrata pieniędzy, do której dochodzi mimo odpowiedniego zabezpieczenia przetrzymywanej w kasie gotówki oraz sprawdzenia niekaralności osoby odpowiedzialnej za zabezpieczenie gotówki.
Warto też pamiętać, że jeśli już dojdzie do kradzieży, to powstałą w ten sposób stratę należy zgłosić organom ścigania. Cel dokonania tego rodzaju zgłoszenia jest oczywisty – otrzymamy potwierdzenie powstania straty protokołem policji i w ten sposób udokumentujemy jej powstanie.
Kary umowne w kosztach
Zerwane umowy, niedotrzymane kontrakty, opóźnienia w dostawie towarów – to tylko kilka powodów skutkujących koniecznością zapłacenia olbrzymich kar umownych. Nic dziwnego, że podatnicy chcą zaliczać te wydatki do kosztów podatkowych. Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Często kara za nieterminową dostawę nie zmniejszy podstawy opodatkowania. Warto jednak pamiętać, że przypadki zapłaty kar umownych wyłączonych z kosztów podatkowych dotyczą tylko nienależytego wykonania umowy, polegającego na dostarczeniu wadliwych towarów, zwłoce w zamianie tych towarów na niewadliwe lub zwłoce w usunięciu wad.
Z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki.w usunięciu wad towarów, albo wykonanych robót i usług.
Od zasady tej przewidziane są jednak wyjątki. Okazuje się, że przypadki wymienione we wspomnianym przepisie należą do kategorii nienależytego wykonania umowy. Tym samym kary umowne zapłacone z innych przyczyn mogą stanowić koszt podatkowy. Tak będzie na przykład wtedy, gdy zostaną poniesione wydatki związane z usunięciem wad w ramach gwarancji. W takim przypadku wydatki te będą stanowiły koszt uzyskania przychodów, i to w tym roku, w którym je poniesiono. Również, w przypadku popadnięcia w zwłokę (jest to sytuacja, kiedy podatnik nie spełnia świadczenia w terminie) istnieje możliwość zaliczenia określonych wydatków do kosztów. Istotne jest jednak to, by opóźnienie w spełnieniu świadczenia wynikało z okoliczności, za które podatnik nie ponosi odpowiedzialności. W takim przypadku kara umowna będzie.
Więcej Gazeta Prawna.