Segregatorów z fakturami od kontrahentów trzeba strzec jak oka w głowie

Rzeczpospolita (2009-05-29), autor: Rzeczpospolita , oprac.: GR

Maj 31, 2009

Fiskus ma tylko jedną radę dla firmy, której dokumentacja księgowa została zniszczona lub skradziona: trzeba ją odtworzyć.
 
Jak pisze Rzeczpospolita w myśl art. 112 ustawy o VAT podatnicy są zobowiązani do przechowywania ewidencji oraz wszelkich dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przez ten czas muszą być przechowywane m.in. oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów.

Dla udokumentowania prawidłowych rozliczeń VAT kluczowe jest posiadanie zarówno faktur sprzedaży, jak i zakupu. Są one bowiem dokumentami źródłowymi, na podstawie których dokonuje się zapisów w ewidencji VAT oraz rozliczenia kwot podatku naliczonego. W przypadku dokonywania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej należy też posiadać kopie paragonów fiskalnych oraz raporty dobowe.

W sytuacji utraty dokumentów źródłowych, w tym faktur VAT, podatnik powinien podjąć działania w celu odtworzenia zniszczonej dokumentacji. Przede wszystkim należy uzyskać duplikaty faktur zakupu od ich wystawców. Jednocześnie należy zwrócić się do odbiorców towarów i usług z prośbą o wydanie kserokopii wystawionych faktur.   

Podatnicy, których dokumenty zostaną zniszczone lub skradzione, nie mogą przeprowadzać dowodów pośrednich np. z przesłuchania świadka. Nie powinni też liczyć, że w przypadku kontroli to organy podatkowe będą zbierać za nich dowody.
 
Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, to sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie muszą dodatkowo zawierać wyraz „duplikat” oraz datę jej wystawienia.

Więcej w Rzeczpospolitej z 29 maja 2009 r.