Każdy pracodawca musi przechowywać dokumenty, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.

Obowiązek prowadzenia i gromadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, wynika z kodeksu pracy, a także ustawy o emeryturach i rentach. 

Pracodawca stwierdza wysokość wynagrodzenia na potrzeby ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty wyłącznie na podstawie dokumentacji płacowej lub dokumentacji zastępczej, zatem nie można udowodnić swoich zarobków np. zeznaniami świadków.

Podstawowym środkiem dowodowym jest zaświadczenie zakładu pracy wystawiane na formularzu ZUS Rp-7. W druku tym pracodawca potwierdza dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia. Dokonuje tego na podstawie zachowanej dokumentacji płacowej danego pracownika, min. listy płac. Jeśli pracodawca nie ma dokumentacji płacowej, może posłużyć się osobową (np. umową o pracę, świadectwem pracy).

Przy ustalaniu podstawy wymiaru emerytury z dokumentacji zastępczej obowiązuje zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości.

Legitymacja ubezpieczeniowa jest równoprawnym środkiem dowodowym z zaświadczeniem ZUS Rp-7, jeżeli zawiera odpowiednie wpisy dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia. Legitymacja ubezpieczeniowa powinna zawierać następujące wpisy o osiąganych wynagrodzeniach: datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaj wykonywanej pracy, kwotę wynagrodzenia, rok, w którym to wynagrodzenie zostało osiągnięte, pieczątkę zakładu pracy, podpis oraz pieczątkę pracodawcy lub upoważnionego pracownika i podpis oraz pieczątkę służbową kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika.

Akta osobowe i dokumenty płacowe pracodawca przechowuje przez 50 lat od ustania zatrudnienia pracownika. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania.

Więcej w Rzeczpospolitej z 10 czerwca 2009 r.