Firmy wciąż mają wątpliwości, jak rozliczać wydatki na zakup nowej wersji oprogramowania lub rozbudowę go o nowe funkcje. To dlatego, że przepisy nie przewidują możliwości powiększenia wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych o wydatki na ulepszenie.
Firmy mają wątpliwości, jak rozliczać wydatki na zakup nowej wersji oprogramowania lub rozbudowę go o nowe funkcje. Możliwe są więc dwa rozwiązania. Pierwsze to ujęcie nowej wersji oprogramowania jako odrębnej pozycji wartości niematerialnych i prawnych oraz naliczanie amortyzacji. Drugie to zaliczenie wydatków do kosztów w momencie poniesienia. Problem ten nie będzie występował w sytuacji zakupu aplikacji biurowych lub programów antywirusowych. Ich koszt raczej nie przekracza 3500 zł, a wtedy nie ma wątpliwości, że wydatek od razu jest kosztem.
Wykonawcy udzielają na opracowanie systemów informatycznych oraz innych programów komputerowych licencji. Gdy ich wartość przekracza 3500 zł, spółka zalicza je do wartości niematerialnych i prawnych i dokonuje odpisów amortyzacyjnych.
Zdarza się, że później spółka zawiera kolejne umowy, których przedmiotem jest dodanie kolejnych modułów w użytkowanych już systemach informatycznych lub programach komputerowych. Na każdą z tych zmian podmiot świadczący usługi informatyczne udziela nowej licencji. W takich sytuacjach umowy z wykonawcą przewidują, że spółka zapłaci nową opłatę licencyjną. Wtedy spółka kwalifikuje licencje jako nowy składnik wartości niematerialnych i prawnych.
Inaczej postępuje, gdy kupuje inne usługi polegające na modyfikacji funkcjonalnej działania programów komputerowych. W takich przypadkach podmiot świadczący usługi informatyczne nie udziela licencji, a jedynie wykonuje daną modyfikację w ramach zlecenia. Wtedy firma zalicza wydatek do kosztów uzyskania przychodu w momencie poniesienia.
Wydatki związane z nabyciem oprogramowania zalicza się do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne. Wydatki związane ze wzbogaceniem oprogramowania o nowe funkcje mogą zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
Spółka, obliczając wartość początkową nabytego składnika wartości niematerialnych i prawnych, tj. systemu informatycznego, powinna uwzględnić cenę jego nabycia.
Więcej w Rzeczpospolitej z 18 czerwca 2009 r.