Zwykłych faktur nie można przechowywać w komputerze

Rzeczpospolita (2009-07-22), autor: Konrad Piłat , oprac.: GR

lip 23, 2009

Firmy muszą od razu drukować kopie faktur. Organy podatkowe nie pozwalają przechowywać ich w formie pliku elektronicznego. Jedyna możliwość, aby pozbyć się stosów papierów, to przejście na faktury elektroniczne. To jednak wymaga zgody kontrahentów.

Od momentu wejścia Polski do UE faktury nie muszą już zawierać ani podpisów, ani pieczątek. Jest to więc wydruk z drukarki komputera. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mogą przechowywać je w formie plików pdf i wydrukować dopiero, jeśli będą potrzebne (np. na żądanie kontroli).

Izba skarbowa wskazała, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy o VAT podatnicy VAT są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 28 listopada 2008 r. (Dz. U. nr 212, poz. 1337). Stosownie do § 19 tego rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z kolei w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie (§ 21 ust 2 rozporządzenia).

Więcej w Rzeczpospolitej z 22 lipca 2002 r.