Jeżeli już nie ma nadziei na ściągnięcie należności, można ją zaliczyć do kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 41 ustawy o PIT oraz art. 16 ust 1 pkt 44 ustawy o CIT).
Nie można jednak umorzyć przedawnionej należności. Zgodnie z ogólną zasadą (art. 118 kodeksu cywilnego) roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach.
Warunkiem rozliczenia umorzonej wierzytelności w kosztach jest jej wcześniejsze wykazanie po stronie przychodów. Zgodnie z art. 508 kodeksu cywilnego zobowiązanie wygasa gdy wierzyciel zwalnia dłużnika z długu, a dłużnik zwolnienie przyjmuje.
Ministerstwo Finansów w piśmie z 8 lutego 1996 r. (PO 3/722-80/95) stwierdziło, że gdy wierzyciel nie posiada stosownego oświadczenia dłużnika o przyjęciu zwolnienia z długu, nie będzie mógł naliczyć kosztów. Także urzędy i izby skarbowe potwierdzają, że jednostronnie zrzeczenie się należności przez wierzyciela nie powoduje skutecznego umorzenia zobowiązania.
Zgodę dłużnika potwierdza pisemne oświadczenie. Może też być postanowienie sądu zatwierdzające układ z dłużnikiem.
Nie zawsze uda się porozumieć z kontrahentem. Tym bardziej że umorzenie wierzytelności powoduje u niego powstanie przychodu podatkowego. Dłużnik musi jednak pamiętać, że przychód trzeba wykazać również w razie przedawnienia niezapłaconego zobowiązania.
Z interpretacji Izby Skarbowej w Poznaniu z 5 marca 2009 r. (QLP-B1/415-1029/08-2/TW) wynika, że w kosztach można rozliczyć należność od zagranicznego kontrahenta.
Umorzoną wierzytelność można zaliczyć do kosztów w kwocie netto, czyli bez VAT – Interpretacja Izby Skarbowej w Warszawie z 19 grudnia 2008 r. (IPPB3-423-1471/ 08-3/JB).
Więcej w Rzeczpospolitej z 14 sierpnia 2009 r.