Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości zapisy w dziennikach muszą być kolejno numerowane. Przepisy nie określają jednak w sposób jednoznaczny sposobu nadawania numerów. Warto wiedzieć, jak interpretowany jest ten przepis przez organy kontrolne.
Dziennik jest jednym z podstawowych elementów ksiąg rachunkowych. Zasady jego prowadzenia reguluje ustawa o rachunkowości. Jego brak jest jej istotnym naruszeniem. Zawiera on chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
Przepisy ustawy o rachunkowości nie określają jednoznacznie sposobu nadawania numerów w dzienniku. Można spotkać interpretację, że dopuszczalne jest numerowanie pozycji dziennika w sposób ciągły w roku, w miesiącu lub też w obrębie zapisu komputerowego. Jednak po przeanalizowaniu wniosków pokontrolnych Regionalnych Izb Obrachunkowych można zauważyć, że zgodnie z interpretacją niektórych kontrolerów numeracja zapisów w dzienniku może być tylko w ramach całego roku obrotowego, a nie tylko w skali miesiąca.
Ponadto należy pamiętać, aby numeracja zapisów w dzienniku umożliwiała ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisu. W innym przypadku narusza się zasadę prowadzenia dziennika określoną w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 16 września 2009 r.