Odpisy i zwiększenia na ZFŚS w pełni stanowią koszty uzyskania przychodów. Świadczenia pieniężne i rzeczowe wypłacane z funduszu objęte są zwolnieniem z podatku.
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego zmienia się w każdym roku kalendarzowym. Na jednego zatrudnionego wynosi on 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
Dodatkowo pracodawcy mogą zwiększyć odpis o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa powyżej, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, oraz na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej sprawowanej nad nimi przez pracodawcę.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wyraźnie wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W rezultacie pracodawca nie może bezpośrednio zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków na przyznawane pracownikom świadczenia pieniężne i rzeczowe o charakterze socjalnym. Wyjątek stanowią jedynie świadczenia urlopowe wypłacone, zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, przez pracodawców, którzy nie mają obowiązku utworzenia w swojej firmie ZFŚS.
Odpisy i zwiększenia na fundusz obciążają jednak koszty działalności pracodawcy. Podstawę zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają ustawy o podatku dochodowym. Podkreślić należy, że zgodnie z wymogami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych firmy tworzące ZFŚS muszą prowadzić odrębny rachunek bankowy, na który przekazują środki funduszu. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do 31 maja danego roku w wysokości co najmniej 75 proc. równowartości odpisów. Całość ma obowiązek przekazać do 30 września danego roku. Niespełnienie warunku przekazania odpisów na ZFŚS na wyodrębnione konto bankowe funduszu skutkuje wyłączeniem możliwości uznania ich za koszt uzyskania przychodów dla pracodawcy.
Finansowanie pozapłacowych świadczeń pieniężnych i rzeczowych z ZFŚS korzystne jest dla pracowników. Zgodnie z ustawą o PIT określone świadczenia objęte są zwolnieniami z podatku dochodowego tylko wtedy, gdy są ponoszone ze środków ZFŚS.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 9 października 2009 r.