Dla dwóch zatrudnionych osób pracodawca musi prowadzić akta osobowe. Zawarte w nich formularze powinien archiwizować nawet 50 lat. I to zarówno kadrowe, jak i płacowe.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wynika z art. 94 pkt 9a k.p. Szczegółów należy natomiast szukać w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu. Z art. 51u ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wynika, że akta osobowe należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia emerytury.
Pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, popełnia wykroczenie, za które grozi grzywna (art. 281 pkt 6 k.p.) od 1000 zł do 30 000 zł. Na tym nie koniec. Jeżeli na skutek nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudniony poniesie szkodę, to może żądać od pracodawcy odszkodowania.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 23 października 2009 r.