Konsekwencje zagubienia faktury będą różne w zależności od tego, czy chodzi o faktury dokumentujące sprzedaż, których wystawienie skutkowało powstaniem podatku należnego, czy o faktury dokumentujące zakupy, z wykazanym w nich podatkiem naliczonym. – Czytamy w Rzeczpospolitej.
Jak informuje dziennik, w razie zagubienia faktury zakupu należy zwrócić się do sprzedawcy o ponowne wystawienie dokumentu, czyli wydanie duplikatu. Zasady wystawiania duplikatów, podobnie jak i oryginałów faktur, reguluje rozporządzenie ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
Gdy zagubiony zostanie oryginał faktury zakupu, ujętej uprzednio w księgach oraz deklaracji VAT, aby zachować prawo do odliczenia wykazanego w mej podatku, należy wystąpić do sprzedawcy o wystawienie duplikatu faktury.
Mając tylko kopię (np. kserokopię, faks, oryginalną kopię otrzymaną od sprzedawcy) faktury zakupu, podatnik może jednak zaliczyć wydatek (w kwocie netto) do kosztów uzyskania przychodów, jeśli jego poniesienie miało na celu osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów, a ponadto wydatek nie znajdował się w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Gdy sprzedawca przesyła podatnikowi informację o wysokości wykonanej na jego rzecz usługi lub gdy podatnik może sam określić wartość usługi, np. na podstawie zawartej umowy, a nie dostarczono mu oryginału faktury, może ująć taki wydatek w księgach na podstawie dokumentu polecenia księgowania. W takim jednak wypadku nie będzie mu przysługiwało prawo do odliczenia VAT .
W szczególnej sytuacji, gdy brak jest dowodu źródłowego (faktury, rachunku), można przyjąć, iż podstawą księgowania będzie dowód księgowy potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej.
W razie zagubienia faktury sprzedaży podatnik może ponosić odpowiedzialność z tytułu nieprzechowywania prawidłowej dokumentacji. Zgodnie z kodeksem karnym skarbowym wobec podatnika, który nie przechowuje, wbrew obowiązkowi, wystawionej kopii faktury lub otrzymanej faktury lub rachunku bądź dowodu zakupu towarów, może zostać orzeczona kara grzywny do 180 stawek dziennych.
Sam fakt zagubienia faktur sprzedaży czy ich zniszczenia nie ma natomiast znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego w VAT. Wynika to z art. 5 ustawy o VAT.
W razie odnalezienia faktury sprzedaży, która nie została ujęta w księgach i deklaracji VAT, prawidłowym postępowaniem jest skorygowanie deklaracji VAT za miesiąc (przy rozliczeniu kwartalnym – kwartał), w którym powstał obowiązek podatkowy. Może być też konieczna jednoczesna korekta rocznej deklaracji CIT-8, jeśli sprzedaż dotyczyła poprzednich lat podatkowych, a kwota sprzedaży z tej faktury nie została ujęta jako przychód podatkowy w latach poprzednich.
Więcej w Rzeczpospolitej z 10 grudnia 2009 r.