Jak czytamy w dzienniku, do złożenia PIT-4R zobowiązany jest każdy pracodawca, bez względu na to, czy jest osobą fizyczną, prawną czy też jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej.

W celu poprawnego wypełnienia formularza, w pierwszej kolejności należy podać w nim dane identyfikacyjne płatnika (część A i B formularza).

W części C deklaracji wykazuje się zaliczki na podatek dochodowy za poszczególne miesiące danego roku. Wszystkie zaliczki należy wykazać w wartościach pomniejszonych zgodnie z przepisami ustawy o składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Pierwszy wiersz dotyczy zaliczek na podatek dochodowy obliczony od dochodów, o których mowa w art. 31 i art. 42e ust. 1 ustawy o PIT, czyli przychodów ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, oraz zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy – wypłat z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Pobierz ustawę o PIT »

Część ta powinna także zostać wypełniona w sytuacji, gdy za zakład pracy wypłaty wynagrodzeń dokonuje komornik sądowy lub podmiot niebędący następcą prawnym zakładu pracy, przejmujący jego zobowiązania.

Konieczne jest tu podanie szczegółowych informacji dotyczących liczby pracowników (poz. 19-24 i 31-36) oraz kwot należnych zaliczki (poz. 25-30 i 27). W drugim wierszu (43-54) wpisać należy kwoty dotyczące zaliczek na podatek od dochodów, o których mowa w art. 33-35 ustawy o PIT. Do tych dochodów zaliczają się przede wszystkim:

– dniówki obrachunkowe,

– emerytury i renty, renty strukturalne, renty socjalne, świadczenia i zasiłki przedemerytalne,

– emerytury i renty zagraniczne.

Następnie należne zaliczki za poszczególne miesiące z obu tych wierszy (1 i 2) trzeba zsumować i wykazać w wierszu trzecim (poz. 55-66).

Zaliczki na podatek, których pobór został ograniczony, należy wykazać w wierszu 4 (poz. 67-78) i 5 (poz. 79-90).

W wierszu 6 należy wykazać dodatkowo pobrany podatek wynikający z rozliczenia za rok ubiegły. Konstrukcja formularza dopuszcza wykazanie tego podatku tylko za okres czterech pierwszych miesięcy roku (styczeń-kwiecień).

W deklaracji PIT-4R w odrębnych wierszach należy wykazać pobrany podatek przekazany na PFRON oraz ZFRON (wiersz 8, poz. 105-116). W wierszu 9 natomiast należy wykazać zaliczki na podatek pobrane od należności wynikającej z umowy aktywizacyjnej.

Wiersz 10 formularza dotyczy natomiast zaliczek wynikających ze świadczeń z tytułu działalności wymienionej w art. 13 pkt 2, 4-9 oraz 18 ustawy o PIT, czyli m.in.: z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa…

W wierszu 11 wykazuje się pobrany podatek do urzędu skarbowego za wszystkie miesiące roku podatkowego. W wierszu 12 formularza PIT-4R znajduje się natomiast miejsce na obliczenie wynagrodzenia przysługującego płatnikowi z tytułu terminowego wpłacania podatku dochodowego za poszczególne miesiące. Na zakończenie w wierszu 13 formularza należy obliczyć kwoty do wpłat. W celu dokonania poprawnej kalkulacji od kwot za poszczególne miesiące z wiersza 11 należy odpowiednio odjąć kwoty z wiersza 12. Jeśli różnica w danym miesiącu jest liczbą ujemną, należy wpisać 0.