Jak informuje dziennik, obowiązek ten spoczywa na jednostkach sfery finansów publicznych bez względu na liczebność załogi, które muszą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. ZFŚŚ muszą także tworzyć podmioty z sektora biznesowego, które 1 stycznia danego roku zatrudniały co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.

Wymienieni pracodawcy przekazują na osobny rachunek ZFŚS niemal za każdy etat przeliczeniowy, jakim dysponują, odpowiedni odsetek przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Czynią to w dwóch transzach w skali roku: do 31 maja i 30 września.

ZFŚS mogą również prowadzić mniejsze firmy prywatne, zatrudniające 1 stycznia mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Stoją one przed alternatywą: albo ustalają odpisy socjalne, albo wypłacają wszystkim zatrudnionym wybierającym się na urlop wypoczynkowy – obejmujący przynajmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych – świadczenia urlopowe.

Wolno im zatem pieniądze na odpisy socjalne trzymać w kasie i bezpośrednio z niej zapewniać wsparcie osobom uprawnionym.

Odpis socjalny stanowi odsetek przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z poprzedniego roku bądź z jego drugiego półrocza, jeżeli było wyższe. Tegoroczne odpisy szacujemy według przeciętnej płacy z drugiego półrocza 2009 r. – 2794,25 zł, bo to kwota wyższa od pełnorocznej.

Ustalając przeciętne zatrudnienie 1 stycznia, tak jak dla całego roku, pomijamy osoby świadczące dla nas usługi na umowach cywilnych, np. zleceniu, agencyjnej, o dzieło, o pracę nakładczą czy na kontrakcie menedżerskim. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by mogły korzystać ze świadczeń z ZFŚS gdy taki przymiot nadamy im w regulaminie socjalnym.

Na szczególnych zasadach traktujemy pracowników młodocianych. Przyjmuje się, że nie wliczamy ich do limitu średniego zatrudnienia dla całego roku. Dokonujemy za nich odpisów nie na etaty przeliczeniowe, lecz  za osoby.

Podstawowe odpisy naliczamy według planowanej przeciętnej liczby etatów przeliczeniowych w roku obsadzonych odpowiednio przez wymienione grupy pracowników. Jeden odpis ustalamy zatem na jeden taki etat przeliczeniowy, choćby w jego ramach mieściły się np. dwie osoby angażowane na 1/2 etatu każda czy trzy osoby: jedna na 1/2 etatu i dwie na 1/3 etatu każda.

Powszechnie stosuje się jedną z trzech metod statystycznych (uproszczona, średnia arytmetyczna i średnia chronologiczna), pamiętając o przeliczeniu na pełne etaty w obrębie poszczególnych kategorii pracowników.

W przeciętnym stanie zatrudnienia uwzględniamy wszystkich pracowników niezależnie od tego, na podstawie jakiego stosunku pracy ich zatrudniamy, i w jakim wymiarze czasu pracy. Pomijamy natomiast chałupników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła i osoby świadczące usługi na podstawie umowy agencyjnej bez względu na długość zawartego kontraktu.

Metoda uproszczona
Zakłady o niskiej fluktuacji kadr wybierają między metodą uproszczoną, a średnią chronologiczną. Pierwsza polega na zsumowaniu liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca i podzieleniu przez 2.

Metoda chronologiczna
W ramach metody średniej chronologicznej sumujemy połowy stanu zatrudnienia z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca przeliczonego na pełne etaty oraz pełną liczbę zatrudnionych z 15 dnia miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty, a wynik dzielimy przez 2.

Metoda średniej arytmetycznej
Agencje pracy tymczasowej i przedsiębiorcy myślący o zatrudnieniu sezonowym czy redukcjach grupowych stosują metodę średniej arytmetycznej. Dodają zatrudnionych w poszczególnych dniach miesiąca w przeliczeniu na pełne etaty. Biorą przy tym pod uwagę nie tylko dni robocze, ale także niedziele, święta i dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, przyjmując dla nich liczbę pracowników z dnia poprzedniego. Uzyskaną sumę dzielą przez dni kalendarzowe miesiąca.

Ustawa o ZFŚS nie wyznacza żadnego terminu na przelanie na rachunek ZFŚŚ środków z innych źródeł zasilających ten fundusz. Oznacza to, że te wpływy mamy przekazać na konto ZFŚS niezwłocznie po ich otrzymaniu, co wynika z kategorycznego brzmienia art. 7 ustawy o zfśs.

Odpisy na ZFŚS stanowią koszty uzyskania przychodu firmy pod warunkiem i w chwili ich przekazania na rachunek funduszu, choćby z opóźnieniem.

Więcej w Rzeczpospolitej z 7 maja 2010 r.