Oznacza to, że otrzymane środki ewidencjonuje się jako przychód lub kapitał. Metodę kapitałową mogą stosować przykładowo samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej.

Firmy, które nie podlegają tego typu przepisom, ujmują dotacje jako przychód. W takim przypadku dotacje powinny być ewidencjonowane w księgach rachunkowych w sposób systematyczny i racjonalny jako przychody w okresach, w których zapewniona zostanie ich współmierność z refundowanymi kosztami ujętymi w rachunku zysków i strat.

Dotacje dotyczące aktywów podlegających amortyzacji są ujmowane jako przychód przez okres ekonomicznego użytkowania tych aktywów. Zgodnie bowiem z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości zaliczone do rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty dotacji zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych lub kosztów prac rozwojowych sfinansowanych z tych źródeł.

W przypadku gdy koszty, które mają zostać objęte refundacją, zostały ujęte w rachunku zysków i strat (gdyż nie były związane z wytworzeniem składnika aktywów), dotacja będzie ujmowana jako przychód w okresie, w którym spełnione zostaną warunki jej ujęcia w księgach.

Środki pozyskane na nabycie lub wytworzenie środków trwałych ewidencjonuje się za pośrednictwem konta 850 – „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Z tego konta amortyzowana wartość środka trwałego będzie przenoszona na konto 760 – „Pozostałe przychody operacyjne”, poprzez zapis równoległy do odpisów-amortyzacyjnych.