W przypadku sprzedaży wysyłkowej koszty wysyłki powinny być elementem składowym podstawy opodatkowania (interpretacja Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 29 czerwca 2009 r., ITP Pl/443-331b/09/AJ). I to niezależnie od tego, czy towar dostarczony został bezpośrednio przez dostawcę, czy za pośrednictwem innego podmiotu, np. firmy transportowej, firmy kurierskiej lub poczty.

Powinny być one wliczone w cenę towaru, ponieważ sprzedawca dokonuje sprzedaży towaru, nie usług pocztowych czy kurierskich. Jako koszt dodatkowy sprzedaży powinny powiększać obrót z tytułu sprzedaży podstawowej (towaru).

W takim wypadku, koszty wysyłki powinny być opodatkowane stawką właściwą dla sprzedawanego towaru. Dotyczy to również innych kosztów związanych z wysyłką towarów, np. kosztów opakowania

W niektórych sytuacjach organy podatkowe akceptują możliwość odrębnego refakturowania kosztu wysyłki. Aby to było możliwe, z zawartej umowy musi wprost wynikać, że koszt ten będzie odrębnie refakturowany.

Usługi pocztowe są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 1 w zw. z poz. 2 załącznika nr 4 do ustawy o VAT. Przepis ten zwalnia z podatku usługi świadczone przez pocztę państwową. Zwolnienie to ma charakter przedmiotowo-podmiotowy i ma zastosowanie wyłącznie do usług pocztowych świadczonych przez pocztę państwową.

Z tego względu niektóre organy podatkowe podkreślają, że refakturowanie usług pocztowych nie jest możliwe, bo prowadziłoby do zastosowania 22-proc. stawki podatku w miejsce zwolnienia.
 
Organy podatkowe akceptują pogląd, że gdy na podstawie udzielonego przez kupującego pełnomocnictwa sprzedawca zostanie upoważniony do reprezentowania kupującego i występowania na jego rzecz w sprawie przesyłania przesyłek i na rachunek kupującego zawrze umowę o świadczenie usług z pocztą (firmą kurierską), to otrzymana przez sprzedawcę kwota na poczet tej umowy w imieniu i na rzecz kupującego nie będzie podlegała VAT, bo nie jest dla sprzedawcy obrotem, o którym mowa w art. 29 ust. 1 ustawy o VAT.

Sposób zapłaty za wysłany towar a moment zapłaty VAT

W zależności od tego, czy zapłatę za towar otrzymamy jeszcze przed wysyłką, w chwili dostawy za pobraniem, czy później, różny będzie moment zapłaty VAT należnego od tej sprzedaży

Gdy dostawa wysyłkowa następuje za zaliczeniem pocztowym, to zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty. Nie jest w tym wypadku możliwe stosowanie ogólnych zasad powstania obowiązku podatkowego.

Przesyłka dostarczana za pomocą innego niż Poczta Polska operatora pocztowego czy kuriera powinna być traktowana tak samo jak dostarczona przez Pocztę Polską, ponieważ forma realizacji przesyłki i forma zapłaty jest identyczna. W konsekwencji podatek należny powinien być rozliczony za okres (miesiąc/kwartał), w którym sprzedawca otrzymał środki pieniężne od firmy pobierającej je od nabywcy.

Jeżeli sklep internetowy otrzymuje zapłatę za pośrednictwem rachunku bankowego, to nie stosujemy art. 19 ust. 13 pkt 6 ustawy o VAT, lecz ogólne zasady powstawania obowiązku podatkowego.

Gdy sklepy internetowe uzależniają wysyłkę zamówionego towaru od uprzedniej zapłaty w całości lub w części ma zastosowanie art. 19 ust. 11 ustawy o VAT, zgodnie z którym jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części.

W sposób szczególny moment powstania obowiązku podatkowego ustalają natomiast firmy posiadające status małego podatnik, które wybiorą kasową metodę rozliczenia VAT. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje wówczas z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 90 dnia licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Uregulowanie należności w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego w tej części.

Firmy prowadzące sprzedaż towarów w systemie wysyłkowym mają trudności z ustaleniem, kiedy należy zarejestrować tę sprzedaż w kasie fiskalnej i wydać paragon klientowi

Zaewidencjonowanie obrotu w kasie

Gdy płatność za wysyłany towar następuje na rachunek bankowy sprzedawcy po wysłaniu towaru klientowi, to obowiązek zarejestrowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej powstaje z chwilą przekazania tego towaru do wysyłki (interpretacja IS w Warszawie z 27 września 2007 r., IPPP1/443-140/07-2/SM).

Jeżeli wysłanie towaru uzależnione jest od uprzedniego otrzymania zapłaty, to przyjmuje się, że obowiązek rejestracji sprzedaży w kasie fiskalnej powstaje najpóźniej w momencie otrzymania całości lub części zapłaty, tj. w dniu zaksięgowania należnej za towary kwoty na rachunku bankowym sprzedawcy. Paragon fiskalny powinien być w takim wypadku wysłany klientowi razem z towarem.

Ponieważ sprzedawcy zazwyczaj z opóźnieniem dowiadują się o otrzymanych wpłatach, tj. z chwilą otrzymania wyciągu bankowego, organy podatkowe za dopuszczalne przyjmują ewidencjonowanie w kasie dokonanej wpłaty (zaliczki) na rachunek bankowy w dniu w którym sprzedawca uzyska wyciąg bankowy.

Należy jednak mieć na uwadze, że ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w innym terminie niż moment powstania obowiązku podatkowego może prowadzić do niezgodności prowadzonej ewidencji z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczych oraz skutkować nieprawidłowym rozliczeniem VAT.

Gdy zapłatę za towar pobiera listonosz lub kurier, to w praktyce stosowane są dwa rozwiązania. Pierwsze polega na tym, że sprzedaż zostaje zewidencjonowana w kasie fiskalnej już w momencie wysyłki towaru (paragon jest wysyłany łącznie z towarem). Drugie rozwiązanie polega na tym, że sprzedaż jest ewidencjonowana w kasie w dacie otrzymania płatności. W tym wypadku sprzedawca zobowiązany będzie do wysłania wystawionego paragonu nabywcy. Jeżeli informację o otrzymanej wpłacie sprzedawca uzyska po dniu otrzymania zapłaty, to może postąpić tak jak w przypadku zaliczek, musi się jednak wtedy liczyć z obowiązkiem dokonania stosownych korekt obrotu i podatku należnego.

Nie tylko zarejestrowane firmy są zobligowane do rozliczenia VAT od sprzedaży internetowej. Ten obowiązek może też ciążyć na osobie, która formalnie nie prowadzi działalności gospodarczej, za to jest aktywnym sprzedawcą na Allegro.

Jeżeli sprzedaż ta ma charakter stały (powtarzalny), to organy podatkowe mogą uznać, że sprzedawcy działają w charakterze podatników VAT, a w konsekwencji sprzedaż powinna być opodatkowana VAT (wyrok WSA w Opolu z 27 stycznia 2010 r., I SA/Op 512/09).