Źródłowymi dowodami księgowymi dokumentującymi obrót gotówkowy są m.in.: listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek, rachunki i faktury zewnętrzne, dowody wpłat na rachunki bankowe. Przy braku dokumentu źródłowego wystawiane są zastępcze dowody kasowe.
Jak donosi Dziennik Gazeta Prawna, rozliczenia gotówkowe są ograniczone, ponieważ większość transakcji podmioty powinny przeprowadzać za pośrednictwem konta bankowego.
Wynika to z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Zgodnie z tym przepisem dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:
– stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
– jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 tys. euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.
Obroty gotówką należy dokumentować dowodami źródłowymi lub zastępczymi dowodami źródłowymi. Wpływy gotówkowe są dokumentowane na podstawie dowodu KP – kasa przyjmie.
Natomiast wypłaty gotówki mogą być ewidencjonowane na podstawie dokumentu KW – kasa wyda, list płac, faktur, rachunków zakupu, wniosków o wypłatę zaliczek, rozliczenia zaliczek oraz dowodów wpłat na rachunki bankowe.
Przy czym zastępczymi dowodami kasowymi, które wystawiane są w przypadku braku dokumentu źródłowego, są dokumenty KP i KW.
Ponadto nie rzadziej niż raz na miesiąc należy sporządzić raport kasowy – RK. W tym dokumencie uwidocznione są wszelkie ruchy gotówki w kasie. Po sporządzeniu raportu kasowego kasjer powinien sprawdzić rzeczywisty stan gotówki w kasie.
Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 2 sierpnia 2010 r.