Pracownik spółki jawnej osób fizycznych udał się w podróż służbową z Wrocławia do Gdańska. Nocleg i całodobowe wyżywienie zapewnił mu pracodawca. Pracownik poniósł koszty przejazdu koleją II klasy z Wrocławia do Gdańska i z powrotem, a następnie wydatki te zostały mu zwrócone. Jak ująć w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zwrot pracownikowi wydatków z tytułu kosztów przejazdu (bilet kolejowy)? Czy konieczne jest sporządzenie jakiegoś dowodu wewnętrznego? Jak przedstawiałaby się sytuacja, gdyby pracodawca zapewnił (sfinansował bezpośrednio) koszty biletu kolejowego? Spółka jawna prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.
Jeśli to pracownik poniósł koszty przejazdu podczas podróży służbowej, a pracodawca mu je zwraca, to konieczne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego. Nie jest prawidłowe zaewidencjonowanie wydatku na podstawie biletu kolejowego. Nawet jeżeli spełnia on wymagania aby uznać go za fakturę. Usługi przejazdu koleją nie nabył bowiem pracodawca (w naszym przypadku spółka jawna), ale delegowany pracownik.
Jeśli to pracownik poniósł koszty przejazdu podczas podróży służbowej, a pracodawca mu je zwraca, to konieczne jest sporządzenie dowodu wewnętrznego. Nie jest prawidłowe zaewidencjonowanie wydatku na podstawie biletu kolejowego. Nawet jeżeli spełnia on wymagania aby uznać go za fakturę. Usługi przejazdu koleją nie nabył bowiem pracodawca (w naszym przypadku spółka jawna), ale delegowany pracownik.
Zgodnie z § 14 ust. 1 rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające:
– przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
– w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody te (dowody wewnętrzne) mogą dotyczyć m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia).
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Jak wynika z objaśnień do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostałe wydatki), „(…) Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. (…).”
Spółka jawna, o której pisze czytelniczka, powinna zatem sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć do niego bilety za przejazdy koleją. Zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podlega wyłącznie sporządzony dowód wewnętrzny.
Jeżeli podróż służbowa pracownika miała związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT, to z faktury (biletu kolejowego uznawanego za fakturę) pracodawca (w naszym przypadku jest to spółka jawna) ma prawo odliczyć VAT, jeżeli to on nabywał usługę przejazdu kolejowego. Kosztem uzyskania przychodów będzie w tej sytuacji jedynie kwota netto. Natomiast jeżeli to pracownik nabył usługę przejazdu koleją, a pracodawca jedynie zwracał koszty przejazdu, to cały wydatek na nabycie biletu (w cenie brutto) będzie dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.
– przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,
– w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
Dowody te (dowody wewnętrzne) mogą dotyczyć m.in. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (§ 14 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia).
Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów).
Jak wynika z objaśnień do kolumny 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostałe wydatki), „(…) Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. (…).”
Spółka jawna, o której pisze czytelniczka, powinna zatem sporządzić dowód wewnętrzny i dołączyć do niego bilety za przejazdy koleją. Zaewidencjonowaniu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów podlega wyłącznie sporządzony dowód wewnętrzny.
Jeżeli podróż służbowa pracownika miała związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT, to z faktury (biletu kolejowego uznawanego za fakturę) pracodawca (w naszym przypadku jest to spółka jawna) ma prawo odliczyć VAT, jeżeli to on nabywał usługę przejazdu kolejowego. Kosztem uzyskania przychodów będzie w tej sytuacji jedynie kwota netto. Natomiast jeżeli to pracownik nabył usługę przejazdu koleją, a pracodawca jedynie zwracał koszty przejazdu, to cały wydatek na nabycie biletu (w cenie brutto) będzie dla pracodawcy kosztem uzyskania przychodów.
Więcej w Rzeczpospolitej z 24 czerwca 2014 r.