Informację tę do końca stycznia 2017 r. (za rok 2016) składają płatnicy, którzy spełniają łącznie poniższe warunki:

– byli nieprzerwanie zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2017 r.,

– zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych w 2016 r.,

– byli wpisaniu do rejestru REGON 31 grudnia 2016 r.

Płatnik musi zweryfikować dokumenty i sprawdzić, czy zgłaszał ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego w całym roku kalendarzowym. Jeśli wystąpił choć jeden dzień przerwy w ubezpieczeniu, nie ma obowiązku składania ZUS IWA.

Jeśli nieprzerwanie przez cały rok płatnik zgłaszał ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego, musi ustalić liczbę tych osób w poszczególnych miesiącach roku bez względu na to, czy podlegali ubezpieczeniu cały miesiąc, czy tylko jeden dzień. Zalicza się do nich pracowników, osoby na umowach cywilnoprawnych (o ile są objęte ubezpieczeniem wypadkowym), a także inne osoby, dla których firma jest płatnikiem, np. właściciel firmy jednoosobowej. Natomiast wspólnicy spółek cywilnych, którzy rozliczają się osobno (spółka nie jest dla nich płatnikiem składek), nie są wliczani do osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, nawet jeśli mu podlegają.

Od tak ustalonej liczby osób należy odjąć te, które przebywały cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości macierzyńskiego bądź zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej, oraz osoby, za które w danym miesiącu rozliczane są składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (np. pracownik, z którym rozwiązano stosunek pracy w styczniu 2016 r. i wypłacono premię kwartalną w kwietniu 2016 r.).

Liczbę ubezpieczonych, jaką wpisuje się do informacji ZUS IWA za 2016 r., stanowi iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2016 r. i liczby miesięcy tego roku.

Formularz ZUS IWA przesyła się za pośrednictwem programu Płatnik. Należy uzupełnić następujące dane: ustaloną średnią liczbę ubezpieczonych w danym roku, kod PKD 2007 na 31 grudnia 2016 r., liczbę osób poszkodowanych w danym roku w wypadkach przy pracy, liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczbę pracowników na 31 grudnia 2016 r. pracujących w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych w środowisku pracy. Płatnik ma obowiązek złożyć tę informację, nawet jeśli w zakładzie nie było żadnych wypadków.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 1 grudnia 2016 r.