Wcześniej należy ustalić kwotę, która w sumie musi zostać wyasygnowana na ten fundusz. W 2017 r. na jej wysokość wpływa:

– przeciętna planowana liczba zatrudnionych osób w danym roku kalendarzowym skorygowana w końcówce roku do faktycznego średniego stanu zatrudnienia,

– charakter pracy podwładnych oraz

– przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r.

Określenie przeciętnej, planowanej liczby zatrudnionych osób, można podzielić na następujące etapy:

1. Ustalenie grupy osób, które należy wliczać do stanów zatrudnienia z poszczególnych miesięcy, uwzględniając osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (bez względu na wymiar etatu i rodzaj umowy), osoby na urlopach macierzyńskich i rodzicielskich, urlopach wychowawczych oraz bezpłatnych. Osoby, które należy tu pomijać, to:
– zleceniobiorcy,
– osoby wykonujące umowę o dzieło,
– chałupnicy,
– osoby wykonujące umowy agencyjne,
– pracownicy tymczasowi, dla których dany pracodawca jest tylko użytkownikiem na podstawie przepisów ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych

2. Przeliczenie niepełnoetatowców na pełne etaty.

3. Wyznaczenie przeciętnego poziomu zatrudnienia odrębnie dla poszczególnych miesięcy roku, przy użyciu jednej z trzech metod statystycznych:
– metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu – nakazuje ona zsumować stany zatrudnienia z każdego dnia, a następnie podzielić otrzymaną wartość przez liczbę dni miesiąca,
– metoda uproszczona – polega na zsumowaniu stanów dziennych w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu ich przez 2,
– metoda średniej chronologicznej – sprowadza się ona do zsumowania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym oraz ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie do podzielenia otrzymanej wartości przez 2.

4. Zsumowanie średnich stanów zatrudnienia ze wszystkich miesięcy danego roku.

5. Podzielenie otrzymanej sumy przez 12 i zaokrąglenie wyniku do 2 miejsc po przecinku.

Kwoty mające być przeznaczone na działalność socjalną pracodawców w 2017 r. należy wyliczać na bazie przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu 2012 r., które wynosiło 3161,77 zł.

Obliczenie wysokości odpisu podstawowego na zfśs na dany rok wymaga pomnożenia średniej rocznej liczby etatów przez kwotę odpisu właściwą dla danej grupy zatrudnionych. Działanie to należy wykonać odrębnie dla pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach i odrębnie dla osób wykonujących pracę w warunkach szczególnych.

Zdarza się, że pracownik wykonywał prace szczególne tylko przez część roku (np. przez kilka miesięcy), a resztę czasu pracował w normalnych warunkach. W takiej sytuacji odpis socjalny należy wyznaczać oddzielnie dla okresu, kiedy pracował on w warunkach szczególnych i oddzielnie dla okresu, kiedy wykonywał prace o innym charakterze.

W przypadku pracowników młodocianych kalkulowanie odpisów na zfśs jest prostsze, gdyż ogranicza się do przemnożenia planowanej liczby zatrudnionych (bez jej uśredniania) przez wysokość odpisu uzależnioną od roku nauki młodocianego.

Podmioty, które na mocy powszechnie obowiązujących przepisów muszą tworzyć zfśs, dokonują jego zasilenia w trakcie roku dwukrotnie:

– kwotą wynoszącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu podstawowego – w terminie do 31 maja danego roku,

– kwotą obejmującą pozostałą część ustalonych odpisów i dobrowolnych zwiększeń – do 30 września danego roku.

Powyższe terminy nie dotyczą pracodawców, którzy dobrowolnie utworzyli fundusz na działalność socjalną (czyli podmiotów zatrudniających według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty). Tego typu podmioty przekazują środki socjalne w ustalonych przez siebie datach.

Więcej w Rzeczpospolitej z 11 maja 2017 r.