Płatnicy składek do końca kwietnia powinni sprawdzić dokumentację ubezpieczeniową przekazaną do ZUS w 2006 roku.
Jeśli w wyniku takiej weryfikacji okaże się, że płatnik popełnił błąd w rozliczeniach składek za ubezpieczonych, powinien go skorygować. Obowiązek sprawdzania przez płatników dokumentacji ubezpieczeniowej wynika z art. 41 ust 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.). Został wprowadzony od stycznia 2003 r. Pracodawcy mają jeszcze tydzień na sprawdzenie dokumentów wystawionych w ubiegłym roku. Jeśli przy sprawdzaniu dokumentacji ubezpieczeniowej płatnik zauważy błąd, powinien go poprawić w ciągu siedmiu dni. Taki sam termin skorygowania błędu obowiązuje, gdy o nieprawidłowościach poinformuj e płatnika ZUS w zawiadomieniu lub w decyzji.
Dłuższy termin na poprawienie dokumentów obowiązuje wtedy, gdy ZUS przeprowadzi kontrolę i stwierdzi błędy. W takim wypadku płatnik musi je skorygować w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.
Jeżeli błędy dotyczą dokumentów z kilku miesięcy, to trzeba złożyć odrębne korekty za każdy miesiąc. W każdym wypadku składa się druk deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA Również wtedy, gdy błąd tkwi tylko w imiennym raporcie miesięcznym. Raport ten bowiem nie może być składany samodzielnie. W takiej sytuacji, mimo że w deklaracji nie dokonano żadnych zmian, powinna być ona oznaczona numerem zarezerwowanym dla korekt, czyli liczbą 02 lub większą.
Natomiast jeśli błąd jest tylko w deklaracji ZUS DRA, to nie trzeba składać imiennych miesięcznych raportów korygujących, lecz tylko korektę deklaracji.
Jak poprawić błąd
Sposób poprawienia błędu w dokumentach zależy od tego, jakich danych on dotyczy. Jeśli niewłaściwie wypełniony jest blok I Dane organizacyjne" zgłoszenia ZUS ZUA lub ZUS ZZA, to poprawia się go, składając prawidłowo wypełniony dokument Tak samo – gdy podano identyfikatory o błędnej strukturze lub gdy nie wypełniono wszystkich wymaganych pól w bloku HI Dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń". Błędy te spowodują, że nie zostanie założone konto dla ubezpieczonego.
W taki sam sposób postępuje się przy poprawianiu danych identyfikacyjnych płatnika składek podanych w bloku II w tych zgłoszeniach.
Natomiast przez korektę usuwa się nieprawidłowości powstałe w bloku ÓI (oprócz wcześniej opisanych, które likwiduje się przez złożenie ponownego zgłoszenia). Robi się to za pomocą odpowiednio wypełnionego formularza ZUS ZIUA – Zgłoszenie zmiany danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej". Również przez korektę, składając dokumenty zgłoszeniowe ZUS ZUA lub ZUS ZZA poprawia się dane ewidencyjne i adresowe ubezpieczonego. Trzeba wpisać cyfrę 2 w odpowiednim polu bloku I Dane organizacyjne" tych dokumentów i prawidłowe dane w kolejnych blokach.
Jeśli przedsiębiorca płaci składki tylko za siebie, koryguje tylko deklarację ZUS DRA. Wtedy składa prawidłowo wypełnioną korygującą ZUS DRA z Identyfikatorem 02 jeśli jest to pierwsza korekta za dany miesiąc) podanym w bloku I Dane organizacyjne" w polu 02.
Ważne, w jaki sposób się rozliczasz
Raporty miesięczne i deklaracje rozliczeniowe oraz ich korekty powinny być przekazywane poprzez tele transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego z aktualnego programu udostępnionego przez ZUS, czyli przez program Płatnik
Nie muszą w ten sposób rozliczać się z ZUS płatnicy opłacający składki za nie więcej niż pięć osób lub mający zgodę ZUS na rozliczanie się w formie papierowej, np. z powodu braku możliwości podłączenia sieci internetowej na danym terenie.
Oznacza to, że jeżeli płatnik składek rozlicza się z ZUS w formie elektronicznej, to w takiej samej formie powinien skorygować błędy.
Uwaga na dwa sposoby poprawiania błędów
Korekta i zmiana danych w dokumencie to nie to samo.
Więcej Rzeczpospolita.