Nasi pracownicy mają karty medyczne. Korzystają z nich też pracownicy przebywający na urlopie macierzyńskim czy wychowawczym. Za te osoby od wartości karty pomniejszonej o wartość usług medycyny pracy potrącaliśmy i opłacaliśmy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, których wartość pokrywały po swojej stronie pracownice. W wyniku kontroli ZUS zostało stwierdzone, że składki były pobrane nienależnie. Czy na pewno? Jak rozliczyć powstałe nadpłaty? Sprawa dotyczy 2010 r.
Czy należy skorygować PIT-11 i PIT-4R? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.

Stanowisko ZUS jest prawidłowe. Pracodawca musi w tej sytuacji sporządzić korekty deklaracji DRA i raportów imiennych RCA za miesiące wskazane w protokole pokontrolnym ZUS. Następnie musi zwrócić pracownicom nienależnie pobrane od nich składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Nie spowoduje to jednak konieczności robienia korekt PIT-11 i PIT-4R ponieważ skutki podatkowe tych działań powstaną w roku bieżącym.
Płatnik powinien zatem zacząć od sporządzenia korekt imiennych raportów ZUS RCA i deklaracji ZUS DRA za okres wskazany w protokole pokontrolnym.

Zwrot składek, jaki otrzymają pracownice, jest dla nich przychodem ze stosunku pracy w miesiącu, w którym go otrzymają (art 12 ust 1 ustawy o pdof). Nie należy od niego pobierać składek, ale trzeba zaliczkę na podatek, zgodnie z zasadami określonymi w art. 32 ustawy o pdof. Jeśli te pracownice wciąż są zatrudnione w firmie, zwrot ten można opodatkować sumując go z innymi przychodami, które osoba uzyskała w danym miesiącu ze stosunku pracy. Gdy pracodawca zwraca składki byłym pracownicom, przy poborze zaliczki na podatek dochodowy powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu ale nie może brać pod uwagę kwoty zmniejszającej podatek (ponieważ ewentualnie złożony PIT-2 stracił ważność z dniem ustania zatrudnienia).

Przychód z tytułu zwróconych, nienależnie potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca będzie musiał uwzględnić w imiennej informacji PIT-11.

Inaczej należy postąpić w przypadku nienależnie pobranej składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Niepotrzebnie pobraną daninę należy w całości zwrócić pracownikowi. Zgodnie z art 45 ust 3austawy o pdof, jeśli pracownik za pośrednictwem pracodawcy otrzyma zwrot wcześniej odliczonej od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, to tę składkę powinien doliczyć do podatku w rocznym zeznaniu podatkowym składanym za rok, w którym otrzymał ten zwrot.

Więcej w Rzeczpospolitej z 11 stycznia 2012 r.