Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związane z osiąganymi przychodami, przy czym istotne jest ich poniesienie i odpowiednie udokumentowanie.

Wydatki ponoszone w związku z obowiązkiem posiadania rady nadzorczej zasadniczo nie są wydatkami bezpośrednio powiązanymi z przychodami. Celem istnienia rady nadzorczej nie jest bowiem bezpośrednie działanie w kierunku osiągania przychodów, lecz nadzór nad działalnością podmiotu, w którym została powołana. Wydatki ponoszone na radę nadzorczą, w szczególności te umożliwiające jej bieżącą działalność, powinny zatem stanowić koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z przychodami.

Takie podejście jest zgodne z podejściem organów podatkowych. Jednak sięgając do obszernego zbioru stanowisk organów podatkowych w tym zakresie można napotkać interpretacje, w których przeczytamy, że żadne wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej nie są kosztami w uzyskania przychodów ze względu na niespełnienie definicji z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Przykładem takiej opinii jest stanowisko Izby Skarbowej w Warszawie przedstawione w interpretacji z 26 września 2008 r. (IP-PB3-423-90A/08-2/ER), w której wskazano, że wyjątkiem od tej zasady są jedynie wynagrodzenia członków rady nadzorczej. W mojej opinii wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej powinny jednak stanowić koszty uzyskania przychodów w takim zakresie, w jakim nie zostały wyłączone z tej grupy na mocy art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W katalogu wyłączeń zawartym we wspomnianym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT znajduje się jedno bezpośrednie odniesienie do tej grupy wydatków. Jest ono opisane w punkcie 38a. Wynika z niego, że kosztem uzyskania przychodów jest wynagrodzenie wypłacane członkom rady nadzorczej, natomiast za taki koszt nie można uznać (innych) wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład m.in. rady nadzorczej. Kwestia traktowania wynagrodzeń członków rady nadzorczej nie podlega zatem dyskusji, jednak powstaje pytanie, jak traktować pozostałe wydatki ponoszone w związku z istnieniem rady nadzorczej i w jaki sposób rozgraniczyć wydatki ponoszone przez spółkę na rzecz członków rady, od wydatków, których poniesienie związane jest z działalnością rady jako obligatoryjnego organu spółki.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że wydatki ponoszone na rzecz członków rady nadzorczej, to wydatki, które mają charakter wydatków osobowych na rzecz poszczególnych członków rady nadzorczej, stanowią przysporzenie majątkowe dla poszczególnych członków rady nadzorczej i nie wiążą się tylko i wyłącznie z funkcjonowaniem organu nadzoru. Wynika z tego, że wydatki związane z funkcjonowaniem rady nadzorczej, których nie można przyporządkować personalnie do żadnego z członków rady nadzorczej, powinny być wyłączone z dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt. 38a ustawy o CIT jako wydatki ponoszone na rzecz rady nadzorczej jako obligatoryjnego organu spółki.

Fiskus podkreśla, że w zakresie organizacji posiedzeń rady nadzorczej przez spółkę należy ocenić czy nie wystąpi przesłanka uznania tych wydatków za poniesione na cele reprezentacji. Spełnienie tej przesłanki wyklucza bowiem możliwość zaliczenia wydatków na spotkania rady nadzorczej do kosztów uzyskania przychodów. Wskazując na to ryzyko Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji z 5 lipca 2011 r. (IPPB5/423-532/11-2/RS) uznała, że przypadek ten nie wystąpi, jeżeli w posiedzeniach rady nie będą brali udziału kontrahenci spółki.