Nie zabezpieczyłeś kasy, nie rozliczysz straty…

Rzeczpospolita , autor: Przemysław Wojtasik , oprac.: GR

sierpień 9, 2007

Nie zabezpieczyłeś kasy, nie rozliczysz straty

Urzędy czasami zgadzają się na rozliczenie w kosztach straty spowodowanej kradzieżą firmowych pieniędzy. Pod warunkiem że przedsiębiorca należycie je zabezpieczył

NSA w wyroku z 17 grudnia 2002 r. (III SA 1152/01), strata to obiektywny stan, którego zaistnienie jest pochodną zdarzeń (w postaci działania lub zaniechania) niezależnych od woli zainteresowanego podatnika". Oczywiście strata musi być rzeczywista i dotyczyć firmowych pieniędzy. Powinna być też dobrze udokumentowana.

Jeśli zostawi portfel na biurku albo pracownik nie zamknie kasy wychodząc na zaplecze, urząd uzna, że jest sam sobie winien. Nie uważał, nie może więc zaliczyć skradzionych pieniędzy do kosztów.

Przepisy nic nie mówią o rozliczeniu strat w środkach obrotowych. Ministerstwo Finansów w piśmie z 26 kwietnia 2001 r. (PB 3-MD-289-8214-35/2001) stwierdziło, że co do zasady mogą być kosztem podatkowym. Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać i oceniać indywidualnie z uwzględnieniem okoliczności faktycznych.

Przedsiębiorcy muszą więc pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim strata nie może być skutkiem ich niewłaściwego i nieracjonalnego zachowania. Utrata gotówki musi więc nastąpić w wyniku zdarzeń, których podatnik nie był w stanie przewidzieć i nie był w stanie się przed nimi uchronić, mimo zachowania środków ostrożności. Jak zauważył

Powiadom policję

Konieczne jest więc powiadomienie policji o kradzieży i zachowanie protokołu. Podatnik powinien też opisać wysokość straty oraz przyczyny jej powstania w dowodzie wewnętrznym. Przydatna będzie również dokumentacja, z której wynika, że pieniądze były zabezpieczone we właściwy sposób. Oceniając to, urzędy odwołują się do rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz U nr 129, poz. 858 ze zm.), dalej rozporządzenie MSWiA.

Kradzież kart bankowych…

Spójrzmy więc na interpretacje urzędów. W sprawie rozpatrywanej przez Pierwszy Urząd Skarbowy Warszawa-Śródmieście (postanowienie z 25 czerwca br., 1435/FB2/ 415/22/07/ES) chodziło o pieniądze ściągnięte z rachunku bankowego przedsiębiorcy. Złodzieje napadli go i ukradli karty płatnicze. Zanim bank zablokował konto, zniknęło 10 tys. zł. Czy można tę kwotę zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów W odpowiedzi urzędu czytamy: kradzież środków obrotowych z rachunku firmowego przedsiębiorcy można uznać za koszty uzyskania przychodu wyłącznie w sytuacji, jeśli kradzież karty płatniczej nastąpiła w wyniku napadu, a przedsiębiorca podjął wszelkie działania w celu zabezpieczenia swoich środków, w tym we właściwym czasie zawiadomił organy ścigania o kradzieży oraz bank o konieczności zablokowania konta".

…i reklamówki z pieniędzmi

Na rozliczenie w kosztach skradzionej gotówki zgodził się też Urząd Skarbowy w Ostrowcu Świętokrzyskim (interpretacja z 24 października 2005 r., PDI-415/35/05).

Chodziło o pieniądze z utargu (21100 zł), które pracownik przenosił w reklamówce. Chciał je wpłacić do banku, ale podczas wysiadania z samochodu zaatakowali go nieznani sprawcy. Skradli mu reklamówkę z gotówką, a policja umorzyła postępowanie. Co na to urząd skarbowy Zaakceptował rozliczenie straty w kosztach. Stwierdził, że rozporządzenie MSWiA nie będzie miało zastosowania w tej sprawie (ze względu na zbyt niską kwotę). Jego zdaniem w przedstawionej sytuacji kradzież pieniędzy jest zdarzeniem losowym, co prawda możliwym do przewidzenia, jednakże trudnym do uniknięcia w sytuacji zachowania minimum należytej staranności".

Kosztowna nieuwaga

Inaczej było w sprawie rozpatrywanej przez Urząd Skarbowy w Lubinie (interpretacji z 16 maja 2006 r., pdl-415/l/29/bf/ll/06). O rozliczenie skradzionych pieniędzy zapytała agentka, której zginęło z szuflady biurka około 3 tys. zł. Złodziej wykorzystał to, że zajmowała się obsługą innych klientów na terenie hurtowni. Kontrahent agentki (którego towary sprzedawała) obciążył ją stratą i potrącił z prowizji.

Urząd podkreślił, że dla celów podatkowych tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia, można uznać za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodu. (…) Nie można uznać za zdarzenie losowe kradzieży wartości pieniężnych przechowywanych w szufladzie biurka, z której sprawca wykorzystując nieuwagę pracownika zabrał pieniądze w celu przywłaszczenia, a tym samym że została dochowana należyta staranność przy ich przechowywaniu i zabezpieczeniu. Konsekwencją powyższego jest brak możliwości zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów".

Więcej Rzeczpospolita.