Duplikat faktury jest wystawiany przez sprzedawcę na wniosek nabywcy w razie zniszczenia lub zaginięcia pierwotnego dokumentu potwierdzającego sprzedaż – oryginału faktury lub faktury korygującej. Wielu przedsiębiorców ma wątpliwości, jak rozliczyć zawarty w nim VAT I z jaką datą ująć w ewidencji wynikające z niego koszty podatkowe w formie elektronicznej, przesyła się w tej samej formie. Jednak gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie e-duplikatu (np. gdy odbiorca cofnie zgodę na wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych), sprzedawca ma prawo wystawić ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że duplikat dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

W myśl § 22 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. regulującego zasady fakturowania (DzU nr 95, poz. 798) duplikat powinien być wystawiony zgodnie z danymi zawartymi w kopii zaginionej/zniszczonej faktury lub faktury korygującej. Musi jednak dodatkowo zawierać wyraz duplikat” oraz datę jego wystawienia. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Przepisujemy kopię

Mówiąc obrazowo, wystawienie duplikatu polega na przepisaniu” wszystkich danych z kopii faktury z podaniem dwóch dodatkowych elementów: daty sporządzenia duplikatu i dopisku duplikat” w nagłówku faktury.

Te zasady mają odpowiednie zastosowanie także do not korygujących (wystawianych nie przez sprzedawcę, a przez nabywcę towaru, gdy faktura zawiera błędne dane nabywcy lub sprzedawcy). Zatem w razie zaginięcia noty korygującej sprzedawca może wystąpić do nabywcy o sporządzenie jej duplikatu na podstawie posiadanej przez niego kopii tej noty.

Więcej Rzeczpospolita.