Jak odpowiada Państwowa Inspekcja Pracy, w myśl przepisów prawa pracy obowiązkiem pracodawcy jest udzielanie pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał on do niego prawo (art.152 Kodeksu pracy). Odstępstwa od tej zasady dopuszczalne są tylko wyjątkowo i są ściśle określone w przepisach. Urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym pracownik nabył do niego prawo – jest urlopem zaległym. Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z przepisem art.168 Kodeksu pracy – jest koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy czy pracownika.

Omawiany obowiązek nie dotyczy udzielanych zgodnie z art.1672 Kodeksu pracy czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Uprawnienie do tego urlopu przysługuje bowiem na dany rok kalendarzowy i w razie niewykorzystania go przez pracownika w danym roku, nie przechodzi na rok następny. Zatem, nieudzielanie pozostawionych poza inicjatywą pracodawcy i planem urlopów oraz porozumieniem w sprawie terminu wykorzystywania urlopu dni urlopu na żądanie, które wraz z końcem roku tracą swój specyficzny charakter, nie uważa się za naruszenie obowiązku wynikającego z art.168.