Nie wszystko, co poprawia wizerunek firmy, jest reprezentacją…

Rzeczpospolita , autor: Przemysław Wojtasik , oprac.: GR

kw. 12, 2007

Urzędy na pewno będą wyrzucać z kosztów faktury za lunch z kontrahentem. Nie przekreślajmy jednak wszystkich działań przedstawiających firmą w korzystnym świetle.

Czy reprezentacja to normalne, standardowe działania promujące firmę, czy też tylko takie, które wiążą się z okazałością i wytwornością To drugie wynika z pisma Ministerstwa Finansów z 17 lipca 1995 r. (PO4/AK-722-702/95) wielokrotnie powtarzanego w interpretacjach urzędów. Stwierdzono w nim, że reprezentacja oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związane ze stanowiskiem lub pozycją społeczną". Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 września 2000 r. (III SA 1994/99) podkreślił: reprezentacja to okazałość, wystawność, a w przypadku firmy dobre jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów".

Można więc argumentować, że kawa i ciastka podane podczas spotkania z kontrahentem w naszej firmie (o tym tekst obok) to zachowanie wynikające raczej z dobrych zwyczajów niż związane z okazałością.

Urzędy mogą przyjmować jednak, że reprezentacja to wszystkie działania wizerunkowe", także takie, które nie kojarzą się ze szczególną wytwornością. Warto przykładowo przypomnieć interpretację Urzędu Skarbowego w Zgorzelcu z 31 marca 2004 r. (US.PD-1.415/4/2/2004), zgodnie z którą reprezentacją firmy jest urządzenie przed jej siedzibą ogródka ze zwierzętami. Podobny pogląd wyraził Drugi Mazowiecki Urząd' Skarbowy w Warszawie w Interpretacji z 8 marca 2006 r. (1472/ROP 1/423-43/83/06/MG) dotyczącej trawy, krzewów i drzewek zdobiących teren wokół firmy. Z kolei Izba Skarbowa w Gdańsku (pismo z 12 grudnia 2003 r BI/005/0523/03) do kosztów reprezentacji zaliczyła wydatki na rośliny doniczkowe w siedzibie spółki. Podkreśliła jednak, że dotyczy to tylko szczególnie cennych okazów nabywanych w celu podkreślenia wytworności w sposobie funkcjonowania spółki.

Gadżety z firmowym logo

Do tej pory gadżet dla kontrahenta był traktowany jako koszt reprezentacji. Teraz, jeśli znajdzie się na nim logo firmy, może być uznany za koszt reklamy. C zy urzędy to zaakceptują Mamy już pierwsze interpretacje w tej sprawie. Pierwszy Urząd Skarbowy Łódź-Górna w piśmie z 8 lutego br. (1-415/01/07) stwierdził: Towary określone przez pana jako gadżety reklamowe, jak np. kubki, kalendarze, długopisy i smycze, oznaczone logo firmy, nie promują konkretnych wyrobów i towarów handlowych związanych z działalnością pana firmy czy usług świadczonych
przez pana firmę. Nie są to również przedmioty związane z zakresem i przedmiotem pana działalności gospodarczej. Rozdawanie kontrahentom drobnych upominków z logo firmy, wzbudzając pozytywne skojarzenia w odbiorcach, wpływa natomiast w sposób pośredni na stworzenie dobrego wizerunku firmy. (…) wydatki poniesione na zakup kubków, kalendarzy, długopisów i smyczy z logo firmy są wydatkami na cele reprezentacji, wobec czego w świetle cytowanych przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 updof nie stanowią kosztów uzyskania przychodów".

Inny pogląd przedstawił Podlaski Urząd Skarbowy w interpretacji z 7 marca br (PO-II/423/2/AN/07). Chodziło o rozliczenie opatrzonych logo firmy czapek, kurtek, ręczników i długopisów. Podatnik argumentował, że mają one utrwalać w pamięci nabywcy nazwę reklamowanego produktu. Urząd zgodził się, że takie gadżety reklamowe mogą być rozliczone w całości w kosztach, zastrzegł jednak, że wydając interpretację, nie może przeprowadzić postępowania dowodowego, które by to potwierdziło.

Jak więc widać, praktyka urzędów może być różna. Wydaje się jednak, że rozdawane masowo gadżety maj ą ewidentnie reklamowy charakter. Tym bardziej że są opatrzone logo lub dodatkowymi informacjami o firmie. Jak pisaliśmy w DF z 21 grudnia ub.r., do reprezentacji można zaliczyć jedynie eleganckie, ekskluzywne upominki

(np. markowy skórzany portfel), którymi chcemy uhonorować wybranych kontrahentów.

Impreza na rocznicę

Przedsiębiorcom trudno będzie już coś przekąsić na konto firmy. Nie odliczymy bowiem wydatków konsumpcyjnych, które wiążą się z tworzeniem dobrego wizerunku firmy, okazałością i wytwornością. Będzie to przykładowo poczęstunek na imprezie z okazji rocznicy firmy. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 26 września 2000 r. (III SA 1994/99): za koszt reprezentacji uznać można między innymi koszty związane z organizacją przyjęć i imprez mających promować własną działalność".

Nie wrzucimy też w koszty wydatków na kolację z kontrahentami, nawet jeśli omawialiśmy na niej ważne firmowe sprawy.

Poczęstunek na szkoleniu

Wyrzucenie z kosztów reprezentacyjnych usług gastronomicznych nie oznacza jednak, że każda faktura za konsumpcję nie jest automatycznie kosztem firmy. Degustacja może nie mieć nic wspólnego z reprezentacją, np. poczęstunek podczas szkolenia. Jest to normalny element całej usługi, którą wykupują uczestnicy. Trudno trzymać kursantów przez cały dzień bez posiłku, obiad nie powinien więc być traktowany jako coś ponad standardowego, świadczącego o wytworności i okazałości.

Podobnie będzie ze szkoleniami mającymi zapoznać klientów z obsługą sprzedawanych produktów. W wyroku z 27 lipca 2006 r. (Il FSK 1008/05) Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie stwierdził, że nie jest reprezentacją ani reklamą organizowanie szkoleń dla kontrahentów. Robione są bowiem po to, aby klienci zapoznali się z parametrami technicznymi produktów oraz nauczyli się je obsługiwać. Oprócz podstawowych wydatków, takich jak wynajęcie sali, sprzętu i wynagrodzenie wykładowców, do kosztów organizacji szkolenia zaliczymy też wyżywienie i zakwaterowanie uczestników. Sąd uznał, że szkolenia miały charakter instruktażowy, bo dotyczyły instalowania, użytkowania, czyszczenia i konserwacji sprzedawanych przez spółkę skomplikowanych wyrobów.

Wydaje się, że w kosztach można też rozliczyć standardowy poczęstunek podczas akcji, które mają jednoznacznie reklamowy charakter. Tak wynika z interpretacji Izby Skarbowej w Łodzi z 21 grudnia 2004 r. (PB 1-1/4150-8/04/AS), dotyczącej smakołyków serwowanych podczas tzw. dni otwartych. Izba stwierdziła, że oferowanie (częstowanie) zwiedzającym w trakcie akcji otwartych drzwi napojów, owoców, słodyczy, jak również zorganizowanie gorącego bufetu stanowi jeden z elementów reklamy, której celem jest zachęta do odwiedzenia stoiska organizowanego przez daną firmę, zainteresowanie oferowanymi produktami, a w konsekwencji doprowadzenie do zawarcia stosownych umów kupna-sprzedaży". Wydatki na zakup przysmaków są więc kosztem bez ograniczeń.

Koszty niektórych imprez trzeba będzie jednak rozdzielić. Przykładowo, jeśli organizator konferencji przewiduje bankiet dla jej uczestników, związane z nim nakłady mogą być uznane za koszty reprezentacji. Potwierdzają to wyjaśnienia Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 24 czerwca 2004 r. (US 72/R0P1-517/ID/04). Urząd stwierdził, że wydatki związane z organizacją konferencji prasowej, na której przedstawiane są nowe produkty, takie jak wynajęcie sali, oprawa artystyczna promowanego produktu, obsługa i wynagrodzenie osób prowadzących imprezę, mogą być uznane za koszty reklamy. Natomiast wydatki na katering i upominki uznał za koszty reprezentacji.

Służbowy garnitur

Czy można odliczyć wydatki na strój dla przedsiębiorcy albo jego personelu Jeśli organy podatkowe się na to zgadzały, to pod warunkiem rozliczenia ich w ramach limitu na reprezentację. Tak było w sprawie rozpatrywanej przez Izbę Skarbową w Warszawie (interpretacja z 19 czerwca 2006 r., 1401/PD-4230Z-53/06/ER). Chodziło o garnitury i garsonki dla prezenterów telewizyjnych, w których występują na antenie i publicznych imprezach. Izba stwierdziła: specyfika prowadzonej przez spółkę działalności gospodarczej wymaga poniesienia nakładów na odzież reprezentacyjną (np. garsonki, garnitury) użytkowaną przez prezenterów w celu podkreślenia dobrego wizerunku firmy". I zgodziła się na zaliczenie wydatków na ubranie do kosztów reprezentacji. Więcej na temat rozliczenia pracowniczych ubiorów napiszemy w jednym z najbliższych numerów DF.

Więcej Rzeczpospolita.