Forma dokumentacji bez znaczenia przy kontroli PFRON

Grzegorz Rodziewicz , oprac.: GR

listopad 16, 2021

Pracodawca korzystający z dofinansowań do wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników może prowadzić ich akta w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, aby taka dokumentacja była dostępna dla Komisji Europejskiej przez 10 lat – donosi Dziennik Gazeta Prawna.

Tak wynika z odpowiedzi udzielonej przez biuro pełnomocnika rządu ds. osób niepełnosprawnych dla Ogólnopolskiej Bazy Pracodawców Osób Niepełnosprawnych. Organizacja zadała pytanie dotyczące jednej z firm, która pobiera subsydia płacowe na pracowników z dysfunkcjami zdrowotnymi. Jej zarząd podjął decyzję o digitalizacji akt pracowniczych. W związku tym są one stopniowo skanowane i zapisywane w systemie kadrowo-płacowym. Papierowe akta będą zaś wydawane pracownikom, a w przypadku braku ich odbioru niszczone. Pracodawca ma jednak wątpliwości, czy posiadanie dokumentacji pracowniczej tylko w wersji elektronicznej jest bezpieczne i wystarczające, gdy dojdzie do kontroli Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w zakresie korzystania z dopłat do pensji, czy nie jest lepiej zachować papierowe akta, zamiast wydawać je podwładnym lub niszczyć.

BON wyjaśnia, że to pracodawca wybiera formę przechowywania i udostępniania akt pracowniczych. Szczegółowe warunki, które musi spełnić dokumentacja pracownicza w wersji elektronicznej, w tym zasady zapewnienia bezpieczeństwa zasobów, określa rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Z kolei przepisy ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 573 ze zm.), które regulują udzielanie dopłat do pensji, nie odnoszą się do cech dokumentacji pracowniczej. Pracodawca powinien natomiast pamiętać o takim zabezpieczeniu akt osobowych, aby były bezwzględnie dostępne dla KE w okresie 10 lat od otrzymania dopłat.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 16 listopada 2021 r., autor: Michalina Topolewska, oprac.: GR