Poszkodowanemu w wypadku przy pracy pracownikowi ZUS przyznał świadczenie rehabilitacyjne. Gdzie należy przechowywać decyzję w tym zakresie: w aktach osobowych czy w dokumentacji pracowniczej? – pyta czytelnik Dziennika Gazety Prawnej.

Jak odpowiada ekspert współpracujący z DGP – zgodnie z art. 94 pkt 9a‒b kodeksu pracy jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza). Przechowywanie dokumentacji pracowniczej powinno się odbywać w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a ponadto przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji kadrowej określa rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z par. 2 powyższego rozporządzenia pracodawca jest zobligowany prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

Zgodnie z par. 6 analizowanego rozporządzenia, pracodawca powinien prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Z uwagi na to, że decyzja ZUS o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego nie jest dokumentem związanym z przebiegiem zatrudnienia, nie musi być zamieszczona w aktach osobowych pracownika, natomiast powinna być przechowywana w dokumentacji pracowniczej (w tym przypadku płacowej).

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 11 stycznia 2024 r., autor: Maciej Ambroziewicz, oprac.: GR