W księgach rachunkowych koszty przyporządkowuje się do okresów, których one dotyczą – bez względu na to, kiedy została dokonana płatność.

Jak czytamy w Dzienniku Gazecie Prawne zasada ta wynika wprost z art. 6 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wymaga, aby firmy ujmowały w swoich księgach rachunkowych wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz, przychody i obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. W takim przypadku są dwie możliwości ujmowania kosztów na przełomie okresów sprawozdawczych.

Pierwszy sposób to wykazanie danego kosztu jako rozliczenia międzyokresowe bierne. Drugi wiąże się z ujęciem operacji w korespondencji z kontem rozliczenia zakupu. Jeżeli podmiot jest w stanie dokładnie określić kwotę zobowiązania, to powinien ewidencję przeprowadzić za pośrednictwem konta 300 – Rozliczenie zakupu. Konto to daje możliwość zaksięgowania dostaw, dla których moment wykonania usługi/otrzymania zakupionych produktów jest inny od momentu otrzymania faktury.

Jeżeli jednak do dnia zaniknięcia okresu sprawozdawczego firma nie otrzymała faktury za koszty dotyczące tego okresu i może je jedynie oszacować, ujmuje je jako rozliczenia międzyokresowe bierne. Przykładowo, może tak być przy kosztach rewizji finansowej – gdy nie jest z góry określona ostateczna cena usługi – a rozliczenie jej wartości zostanie dokonane po zakończeniu badania. Wówczas należy utworzyć rezerwę na koncie 646 – Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Koszty należy też ująć odpowiednio w sprawozdaniu finansowym. Saldo Ma konta 646 ujmuje się w tym przypadku w pasywach bilansu w pozycji B.1.3 pozostałe rezerwy – jako krótkoterminowe.
Z kolei saldo Ma konta 300 wykazuje się w pasywach bilansu jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług odpowiednio w pozycji B.III.1 lit. a) – wobec jednostek powiązanych lub B.III.2 lit. d) – wobec pozostałych jednostek. Jeżeli w grudniu została ujęta cała faktura, w bilansie we wskazanych wyżej pozycjach ujmuje się saldo konta 202 – Rozliczenie z dostawcami.

Wówczas podmiot ma również w księgach VAT naliczony, który może być rozliczony dopiero w przyszłych okresach. Należy go wykazać w bilansie jako należności B.IV. – Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Jeżeli wartość nie jest istotna i nie zniekształci to obrazu majątkowego i finansowego firmy w sprawozdaniu, można ją ująć w pozycji aktywów B.II.2b) – Należności krótkoterminowe od pozostałych jednostek z tytułu podatków, dotacji, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych świadczeń.
Należy pamiętać, że wybrane zasady należy stosować w sposób ciągły.

Więcej w Dzienniku Gazecie Prawnej z 24 października 2011 r.