W trakcie roku często występują niedające się przewidzieć okoliczności, których skutkiem jest zmiana liczebności załogi. Z tego powodu do końca grudnia każdego roku pracodawcy mają obowiązek skorygowania odpisu na zfśs. Korekta ta wymaga porównania planowanego stanu zatrudnienia z poziomem rzeczywistym. – czytamy w Rzeczpospolitej.

Liczenie środków, które mają zasilić zfśs, trzeba rozpocząć od wyznaczenia zakładanego stanu zatrudnienia.
W tym celu konieczne jest:

1. skalkulowanie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach;

2. dodanie stanów zatrudnienia ze wszystkich 12 miesięcy danego roku;

3. podzielenie otrzymanej sumy przez 12.

Tak wynika z § 3 rozporządzenia z 9 marca 2009 w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (DzU nr 43, poz. 349).
Z przepisów nie wynika, w jaki sposób określić miesięczną, średnią liczbę pracujących osób. W praktyce firmy najczęściej stosują jedną z metod statystycznych; wybór zależy od tego, czy w firmie jest stabilna sytuacja kadrowa.

Podstawę naliczania odpisu na fundusz socjalny stanowi kwota przeciętnej miesięcznej płacy w gospodarce narodowej, którą ogłasza prezes GUS do 20 lutego każdego roku. Sumę do przelania na wyodrębniony rachunek omawianego funduszu będziemy naliczać od kwoty 2917,14 zł, tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2010.
Pierwszą część wpłaty rocznej w wysokości co najmniej 75 proc. obowiązkowych odpisów firmy mają obowiązek przelać na konto funduszu socjalnego do 31 maja. Dlatego na początku roku trzeba wstępnie oszacować planowany stan zatrudnienia. Pozostała część środków musi znaleźć się na koncie zfśs do 30 września danego roku.
Ponieważ wszystkie obliczenia opierają się na założeniach, to konieczne jest rozliczenie roczne. Korekta środków przelanych na konto socjalne, którą firmy mają obowiązek przeprowadzić do 31 grudnia każdego roku, wymaga porównania planowanego stanu zatrudnienia z poziomem rzeczywistym. W jej wyniku możemy mieć do czynienia z jednym z dwóch scenariuszy.

W 2012 r. wysokość odpisów nie zmieni się w stosunku do mijającego roku. Tak wynika z uchwalonej przez Sejm ustawy okołobudżetowej. Oznacza to, że w nowym roku sumę do przelania na wyodrębniony rachunek omawianego funduszu trzeba będzie naliczać od kwoty 2917,14 zł, tj. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej za II półrocze 2010.
Po spełnieniu określonych warunków i przeprowadzeniu odpowiedniej procedury zakład pracy może całkowicie zrezygnować z tworzenia funduszu socjalnego, co pozwoli np. ograniczyć koszty działalności.
Procedura rezygnacji zależy od liczby zatrudnionych oraz od rodzajów funkcjonujących w firmie aktów wewnątrzzakładowych.

Przedsiębiorstwo, w którym 1 stycznia 2012 będzie pracować mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w którym nie wprowadzono układu zbiorowego pracy ani regulaminu wynagradzania, o rezygnacji z tworzenia funduszu musi poinformować swoich pracowników do końca stycznia danego roku w sposób przyjęty w firmie.

Jeśli firma, która na 1 stycznia 2012 będzie zatrudniać co najmniej 20 pracowników, objęta jest układem zbiorowym pracy lub ma regulamin wynagradzania, to aby czasowo bądź bezterminowo zrezygnować z aktywności socjalnej, musi zmodyfikować akty prawa zakładowego. Wymaga to jednak uzgodnień z zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy one nie działają, z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów. Brak ich zgody oznacza brak możliwości rezygnacji z tworzenia zfśs.

W razie rezygnacji z zfśs jego niewykorzystane zasoby finansowe trzeba zagospodarować zgodnie z przeznaczeniem, tj. na działalność socjalną. Przy czym kierować tu się należy zasadami sprecyzowanymi w regulaminie gospodarowania środkami funduszu. Jak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 (I PKN 579/00): „Pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, którego postanowienia nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, tj. uzależniającego przyznawanie ulgowych usług i świadczeń wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu”.

Zamiast rezygnacji z tworzenia zfśs pracodawca chcący obniżyć koszty działalności socjalnej może zmniejszyć wskaźniki procentowe odpisów. Obowiązuje tu taka sama procedura jak w sytuacji rezygnacji z tworzenia zfśs.

Więcej w Rzeczpospolitej z 21 grudnia 2011 r.