Jak czytamy w Rzeczpospolitej, podstawowym zagadnieniem dla prawidłowej prezentacji funduszu w sprawozdaniu finansowym jednostki jest uzgodnienie stanu funduszu z faktycznymi środkami pieniężnymi na wyodrębnionym rachunku bankowym i w ewentualnej kasie gotówkowej. Co do zasady stany te powinny być zgodne, choć w firmach aktywnie korzystających ze środków funduszu taka sytuacja może zaistnieć jedynie wyjątkowo.

W szczególności udzielanie pożyczek z zfśs powoduje obniżanie wartości środków na jego rachunku. W tym jednak wypadku wartość takich należności trzeba dodać do wartości zgromadzonych środków i dopiero otrzymana w ten sposób suma powinna odpowiadać stanowi zfśs zapisanemu w księgach.
Udzielone pożyczki są również powodem błędów w prawidłowej prezentacji wartości zfśs, zdarza się bowiem, że jego wartość wykazywana jest per saldo, tzn. z pomniejszeniem o udzielone pożyczki. Jest to oczywiście sposób nieprawidłowy, gdyż pożyczki te powinny być wykazane jako „inne należności” po stronie aktywów bilansu.

Różnice mogą także powstać w przypadku świadczeń, które podlegają oskładkowaniu i/lub opodatkowaniu.
Wówczas wartość funduszu korygowana jest o wartość brutto wypłacanych świadczeń, natomiast środki funduszu zmniejsza wartość netto wypłacanych świadczeń, podczas gdy należne od tych wypłat składki i podatek dochodowy najczęściej pokrywane są ze środków obrotowych przedsiębiorstw, z uwagi na dokonywanie jednego przelewu z tego tytułu.

Rozwiązaniem w tej sytuacji jest dokonywanie osobnych przelewów składek i zaliczek na podatek dochodowy z rachunku zfśs lub przelew odpowiednich środków z rachunku zfśs na rachunek bieżący przedsiębiorstwa jako refundacja opłaconych składek i zaliczek na podatek dochodowy.
Analogiczna sytuacja dotyczy składek ZUS opłacanych od takich świadczeń przez pracodawcę. Nie mogą być one księgowane w ciężar bieżących kosztów działalności, a właśnie w ciężar zfśs, natomiast ich zapłata ostatecznie powinna zmniejszać środki na rachunku bankowym zfśs, a nie na rachunku bieżącym przedsiębiorstwa.

Nieprawidłowo ujęte składki płacone przez pracodawcę od świadczeń wypłacanych z zfśs będą również zaniżały podstawę opodatkowania, co w przypadku większych jednostek może prowadzić do istotnych błędów w wysokości ustalonego zobowiązania podatkowego.
Jednak w zakresie podatków dochodowych najistotniejszą kwestią jest faktyczne wpłacenie środków na wyodrębniony rachunek bankowy, aby odpis na zfśs mógł być uznany za koszt podatkowy. Mówi o tym art. 16 ust. 1 pkt 9) ustawy o CIT. Jeśli zatem podatnicy dokonują wpłat na rachunek zfśs w tym samym roku podatkowym, za który odpis jest należny, to różnice między wynikiem finansowym a podstawą opodatkowania nie powstaną. Dotyczy to w szczególności wpłaty z tytułu rocznej korekty po ustaleniu faktycznego stanu zatrudnienia, która powinna być dokonana najpóźniej 31 grudnia danego roku podatkowego.

Jeżeli jednostka spóźniła się z wpłatą, w rozliczeniu podatkowym może ująć koszty jedynie do wysokości faktycznie wpłaconej w danym roku podatkowym. Środki wpłacone w roku kolejnym będą mogły być uwzględnione dopiero w rozliczeniu podatkowym tego kolejnego roku.
Nieterminowa wpłata środków na rachunek zfśs ma również konsekwencje w zakresie podatków odroczonych. Jeżeli wpłata zostanie faktycznie wniesiona, to w roku obrotowym, za który była wyliczona, powstanie ujemna różnica przejściowa, w związku z którą należy utworzyć aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Więcej w Rzeczpospolitej z 16 kwietnia 2012 r.