Z okazji Dnia Dziecka mamy zamiar przekazać dzieciom naszych pracowników paczki ze słodyczami i zabawkami. Zastanawiamy się, czy wydatki te sfinansować ze środków obrotowych firmy; czy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W jaki sposób powinniśmy rozliczyć podatek dochodowy, VAT oraz ZUS od przekazanych paczek? – pyta czytelniczka Rzeczpospolitej.

Sposób rozliczenia paczek przekazanych dzieciom pracowników zależy od tego, z jakiego źródła zakład pracy sfinansował ich zakup.

Co do zasady wartość paczki przekazanej dziecku pracownika jest przychodem pracownika ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (jako wartość pieniężna świadczeń w naturze).
Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Zgodnie z nim zwolnienie obejmuje wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnieniem nie będą więc objęte np. kupony uprawniające pracownika do ich wymiany we wskazanej placówce handlowej na wybrane słodycze lub zabawki dla dzieci.

Jeżeli zatem wartość paczek wraz z innymi świadczeniami rzeczowymi i pieniężnymi otrzymanymi przez pracownika od początku 2012 r. nie przekroczyła limitu 380 zł, to przekazanie paczek dzieciom nie spowoduje obowiązku pobrania przez zakład pracy zaliczki na PIT. W przeciwnym razie opodatkowana będzie nadwyżka ponad ten limit.

Ponieważ czynności wykonywane przez pracodawcę w ramach działalności socjalnej pozostają poza zakresem jego działalności gospodarczej, to przekazując świadczenia na rzecz pracowników i ich rodzin w związku z administrowaniem środkami zfśs, zakład pracy nie występuje w charakterze podatnika VAT. Nie dokumentuje więc przekazania paczek fakturą wewnętrzną ani nie nalicza podatku należnego. Nie ma też prawa do odliczenia podatku naliczonego od zakupów towarów przekazanych w ramach paczek (np. słodyczy i zabawek).

Jeśli zakup zostanie sfinansowany ze środków obrotowych pracodawcy, to wówczas jako przychód z pracy opodatkowana będzie cała wartość świadczenia. Kwotę odpowiadającą równowartości paczki przekazanej dziecku pracodawca powinien skumulować z innymi dochodami uzyskanymi przez pracownika w danym miesiącu i od całości obliczyć oraz pobrać zaliczkę na PIT (art. 31 i 32 ustawy o PIT).

Jeżeli zakład pracy zakupił towary (np. słodycze, zabawki) z zamiarem ich przekazania w formie paczek dla dzieci pracowników, to nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego, a późniejsze przekazanie tych paczek nie podlega VAT (tak wynika z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT). Jeśli natomiast przy zakupie tych towarów pracodawcy przysługiwało prawo do odliczenia (np. gdyby firma pierwotnie zakupiła towary w celu ich odsprzedaży, a następnie przeznaczyła je na paczki), to ich nieodpłatne przekazanie dzieciom pracowników w formie paczek na Dzień Dziecka należy opodatkować VAT.

Więcej w Rzeczpospolitej z 25 maja 2012 r.