Przysługującą pracownikowi kwotę na jazdy lokalne zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień absencji spowodowanej chorobą, urlopem, co najmniej ośmiogodzinną delegacją oraz za każdy dzień, w którym nie dysponował pojazdem – czytamy w Rzeczpospolitej.

W związku z powierzeniem nowych obowiązków z kilkoma pracownikami chcemy podpisać umowy na używanie przez nich prywatnych samochodów do celów służbowych. Jakie warunki powinna spełniać taka umowa, aby wypłacane na jej podstawie ryczałty były zwolnione z oskładkowania – pyta czytelnik Rzeczpospolitej.

Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlegają tylko kwoty ryczałtów wypłacone zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wprowadza ono maksymalne stawki za 1 km przebiegu oraz limity kilometrów na jazdy lokalne. Informację o przyznanym pracownikowi limicie kilometrów na jazdy lokalne trzeba umieścić w zawartej z nim umowie.

Dla celów składkowych istotne jest, aby znalazło się w niej postanowienie, że ryczałty będą wypłacane zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r.

Do wypłaty ryczałtu nie wystarczy sama umowa. Potrzebne jest jeszcze pisemne oświadczenie pracownika o tym, że w danym miesiącu używał pojazdu do celów służbowych. Przysługujący pracownikowi ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień absencji podwładnego w pracy. Jeżeli pracownikowi zostanie wypłacony ryczałt w kwocie wyższej od określonej w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r, od nadwyżki należy odprowadzić składki na ogólnych zasadach. Nawet wtedy, gdy wyższe kwoty wynikają z umowy zawartej z pracownikiem.

Więcej w Rzeczpospolitej z 27 czerwca 2012 r.