Bezpieczny podpis elektroniczny

Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej. Konieczne jest jednak, by autentyczność ich pochodzenia i integralność treści gwarantowały:

• bezpieczny podpis elektroniczny w rozumieniu art 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

• wymiana danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Warto pamiętać, że bezpieczny podpis elektroniczny wywołuje skutki prawne, jeżeli został złożony w okresie ważności wspomnianego certyfikatu.

Obowiązki dostawcy usług

Dostawca usług EDI powinien zagwarantować w umowie, że świadczona z jego strony wymiana danych elektronicznych spełnia standardy umowy w sprawie europejskiego modelu EDI (określone w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE, odnoszące się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych; DzUrz UE L 338 z 28 grudnia 1994 r.). Dostawca powinien zagwarantować również, że procedury stosowane przy tej wymianie gwarantują autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych w niej zawartych. Zwrócił na to uwagę Urząd Skarbowy Warszawa-Mokotów (interpretacja z 16 marca 2007 r., 1433/NG/GW443-04/2007/LŚ).

Trzeba przesłać kontrahentowi

Zgodnie z przepisami rozporządzenia o e-fakturach faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej”. Wymienione warunki muszą być spełnione łącznie, na co wskazuje użycie koniunkcji. Wystawienie faktury wformie elektronicznej skutkuje koniecznością jej przesłania do kontrahenta, a następnie przechowywania w formie elektronicznej (interpretacja Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 4 sierpnia 2006 r. 1471/NTR2-2/443-187/06/ MP). Faktury wystawiane elektronicznie przesyłamy i udostępniamy w tej formie odbiorcy. W tej formie również je przechowujemy, stosując elektroniczne urządzenia do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Potrzebna akceptacja odbiorcy…

E-faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej. Autentyczność akceptacji w formie elektronicznej powinna być zapewniona bezpiecznym podpisem elektronicznym lub za pomocą EDI, zgodnie z wcześniej wskazanymi zasadami

…i gwarancja bezpieczeństwa

Brak gwarancji bezpieczeństwa e-faktur (tj. autentyczności ich pochodzenia i integralności ich treści) lub brak akceptacji e-faktur przez odbiorcę uniemożliwia dokumentowanie transakcji e-fakturą. Jeżeli nie byłyby spełnione wspomniane warunki, wystawienie i przesłanie faktury drogą elektroniczną może nie wywołać zamierzonych skutków prawnych. Jak zauważył Trzeci Mazowiecki Urząd Skarbowy w Radomiu (w związku z wystawianiem faktur w systemie niespełniającym wymogów EDI), w takim wypadku mielibyśmy do czynienia wyłącznie z przekazaniem do wiadomości odbiorcy treści faktury, a nie z wystawieniem faktury w rozumieniu przepisów o VAT (interpretacja z 28 sierpnia 20O6 r. 1473/WV/443/617/90/2006/RD).

Więcej w Rzeczpospolitej z 21 lutego 2008 r.