KIEDY PRACODAWCA MOŻE KONTROLOWAĆ POCZTĘ ELEKTRONICZNĄ PRACOWNIKA?
Gazeta Prawna / 28.07.08 / Sylwia Gortyńska
Służbowa skrzynka e-mailowa jest własnością pracodawcy, dlatego pracownik nie powinien z niej korzystać dla celów prywatnych. Oczywiście w praktyce bardzo często zdarza się, że sposób korzystania z e-maila nie zawsze jest związany z wymianą informacji służbowych.
W zasadzie pracownik, chcąc korzystać w celach prywatnych z mienia pracodawcy, powinien postarać się o jego zgodę. Natomiast decydując się na wymianę prywatnych e-maili poprzez konto firmowe, powinien liczyć się z ryzykiem naruszenia swej prywatności wskutek monitoringu poczty.
Pracodawca ma prawo wprowadzić całkowity zakaz korzystania z poczty służbowej w celach prywatnych.
Postanowienia dotyczące korzystania z poczty służbowej mogą znaleźć się w umowie o pracę lub regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym. Konieczność uprzedzenia pracownika ó zakresie monitorowania jego czynności na stanowisku komputerowym wynika w pewnym zakresie także z ogólnej wytycznej wyrażonej w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973), zgodnie z którą bez wiedzy pracownika nie można dokonywać kontroli ilościowej i jakościowej jego pracy.
Dobrze jest, gdy pracodawca wprowadza regulamin korzystania z poczty elektronicznej. Wówczas bowiem reguły, zgodnie z którymi można korzystać z tej formy komunikacji dla celów prywatnych, będą bardziej przejrzyste.
Warto także podkreślić, że pracownik za pośrednictwem poczty elektronicznej prowadzi w imieniu pracodawcy korespondencję. Ochrona interesów pracodawcy wymagać może monitoringu służbowego e-maila czy to pod kątem prawidłowości wykonywania powierzonych tajemnica pracownikowi zadań, czy też ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa
Prawo kontroli korespondencji elektronicznej może być związane także z faktem, iż pracodawca ponosi ryzyko związane z prowadzoną działalnością i odpowiedzialność, za działania podwładnego wobec osób trzecich.
Trochę inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik korzysta z prywatnej poczty elektronicznej, ale przy użyciu służbowego komputera i internetu. W takich przypadkach pracodawca nie może monitorować korespondencji pracownika. Oczywiście, szef chcąc wpłynąć na efektywność pracy swoich podwładnych, w tym ograniczyć możliwości wykorzystywania czasu pracy na czynności spoza zakresu służbowych obowiązków, może np. zablokować dostęp do pewnych stron internetowych lub stron z prywatną pocztą.
Więcej w Gazecie Prawnej z 28 lipca 2008 r.